תשלום על תוכנה כחברה כרוך ביותר מהזנת מספר כרטיס. צריך לבחור את המנוי ואת מספר המשתמשים המתאימים, להשתמש באמצעי תשלום שהספק מקבל, למסור פרטי חיוב עסקיים מדויקים ולדאוג למעקב אחר חידושי המנוי. אפשר להשתמש בכרטיס וירטואלי של Coinepay לתשלום באתר; Coinepay Global Remittance היא אפשרות נוספת כאשר הספק אישר חיוב באמצעות חשבונית ומסר הוראות להעברה. תהליך התשלום או החוזה של הספק קובעים איזו דרך זמינה.
לפני התשלום: בדקו כיצד הספק מחייב את החברה
התחילו בעמוד המחירים הרשמי של ספק התוכנה, בתהליך התשלום שלו או בהזמנה חתומה. בדקו את המוצר, מספר המשתמשים, תדירות החיוב, מטבע התשלום, תנאי החידוש ומי רשאי לשנות או לבטל את המנוי. המחירים ואפשרויות התשלום משתנים לפי מוצר ואזור. קבלו אישור לרכישה מהאחראי על התקציב לפני הוספת אמצעי תשלום.
רוב הרכישות מתבצעות באחת משתי דרכים:
- תשלום בשירות עצמי: הספק מקבל תשלום בכרטיס באתר, וייתכן שישמור את הכרטיס לחידוש אוטומטי. השתמשו בדרך זו כאשר תהליך התשלום של הספק מציע תשלום בכרטיס עבור החשבון של החברה.
- חיוב באמצעות חשבונית שאושרה: הספק מנפיק חשבונית עם הוראות ותנאי תשלום. השתמשו באמצעי התשלום המצוין בחשבונית, אם הוא זמין לחברה; אל תניחו שאפשר להחליף העברה לתשלום חשבונית בחיוב כרטיס.
הזמנת רכש (PO) מתעדת אישור פנימי או מסייעת לספק לזהות את הרכישה; היא אינה משלמת את החשבונית כשלעצמה. בדומה לכך, קבלה שמונפקת לאחר חיוב כרטיס אינה מעידה שלחשבון יש תנאי חיוב באמצעות חשבונית. לדוגמה, הוראות החיוב החודשי באמצעות חשבונית של Google מפנות לקוחות לאמצעי התשלום המופיעים בחשבונית שלהם, ולא לכרטיס אשראי. Microsoft מתנה חיוב בהעברה בנקאית בעמידה בתנאי הזכאות ובקבלת אישור, ומציינת שהוא אינו זמין ללקוחות חדשים. בדקו את חשבון הספק שלכם במקום להניח שאחד מההסדרים האלה חל עליו.
הכינו את חשבון החברה ואת פרטי התשלום
אספו את שמה המשפטי של החברה, כתובת חיוב אמיתית, פרטי מס שהספק מבקש, כתובת הדוא״ל של מנהל המנוי בעבודה, מספר המשתמשים שאושר ואת פרטי האחראי על התקציב. בדקו אם החשבון אצל הספק צריך להיות בבעלות של מנהל מערכת משותף מטעם החברה ולא של עובד יחיד. נהלו את הגישה לחשבון בהתאם לנהלי האבטחה הרגילים של החברה.
כדי להשתמש בכרטיס וירטואלי של Coinepay, הירשמו ל-Coinepay והשלימו אימות זהות לפני השימוש בשירותי הכרטיס. Coinepay מנפיקה מספר כרטיס וירטואלי, תאריך תפוגה וקוד CVV. בדקו בלוח הבקרה של Coinepay או באפליקציה לנייד אילו פרטים ואפשרויות ניהול חלים על החשבון שלכם; האפליקציה זמינה ל-iOS ול-Android. הנפקת הכרטיס ושירותי הכספים ניתנים על ידי מוסדות פיננסיים שותפים בעלי רישיון.
השתמשו בפרטים האמיתיים של החברה בתהליך התשלום של הספק. אם הספק מגדיר סוגי כרטיסים או מדינות הנפקה שעומדים בתנאי הזכאות, בדקו את התנאים האלה לפני הרכישה ופנו לתמיכה של Coinepay כדי לוודא שהכרטיס שלכם עומד בהם. הספק הוא שמחליט אם לקבל אמצעי תשלום מסוים.
שלמו על מנוי מקוון בכרטיס וירטואלי של Coinepay
- בחרו את המנוי בחשבון אצל הספק. היכנסו דרך האתר הרשמי של הספק, בחרו את המוצר ואת מספר המשתמשים שאושר, ובדקו את תדירות החיוב. שימו לב למועדי המעבר מתקופת ניסיון למנוי בתשלום ולתנאי החידוש האוטומטי.
- בדקו את ההזמנה לפני התשלום. בדקו את המטבע, המסים המוצגים, איש הקשר לענייני חיוב והאם שינוי עתידי במספר המשתמשים או בתוכנית עשוי להשפיע על החיוב הבא. מערכות מנויים עשויות להחיל חיובים או זיכויים יחסיים; גם שינוי בתדירות החיוב עשוי לגרור חיוב מיידי.
- הזינו את פרטי הכרטיס. בטופס התשלום בכרטיס של הספק, הזינו את מספר הכרטיס הווירטואלי של Coinepay, תאריך התפוגה וקוד ה-CVV, לצד פרטי החיוב האמיתיים של החברה. השלימו כל אימות שמתבקש במהלך התשלום. אל תשנו את הכתובת או המיקום שלכם כדי לעקוף את כללי הספק.
- אשרו את הרכישה ושמרו אסמכתאות. ודאו שהספק מציג את סטטוס המנוי הנכון. הורידו את אישור ההזמנה ואת החשבונית או הקבלה, והתאימו את החיוב לרישום העסקה שלכם ב-Coinepay. תעדו את תאריך החידוש, את מנהל המנוי ואת הליך הביטול.
ב-Google Workspace, אפשרויות התשלום עשויות להשתנות לפי המוצר, המדינה וחשבון החיוב; ייתכן שחיוב ישיר מחשבון בנק בארה״ב יוצע בכפוף לכללים שלו. אפשרות זו נפרדת מתשלום בכרטיס וירטואלי. השתמשו באפשרויות שמוצגות בפועל בחשבון החיוב של החברה, במקום לנסות לפעול לפי דרך תשלום שמיועדת ללקוח אחר.
שלמו בהעברה עבור חשבונית ספק שאושרה
אם ספק התוכנה אישר לחברה שלכם חיוב באמצעות חשבונית, בדקו תחילה שהחשבונית אמיתית ושהעברה היא אמצעי מקובל לתשלום עבורה. חשבונית חידוש בלתי צפויה או שינוי פתאומי בפרטי הבנק מצדיקים אימות עצמאי באמצעות פרטי קשר של הספק שהחברה כבר סומכת עליהם.
- התאימו את החשבונית לרכישה שאושרה. בדקו את שם הספק, המוצר, תקופת השירות, מספר המשתמשים, הסכום, המטבע, מועד התשלום וכל מספר הזמנת רכש. בקשו מהספק לתקן אי־התאמות לפני התשלום.
- פעלו לפי ההוראות שבחשבונית. השתמשו בפרטי הנמען והתשלום המצוינים בה. כללו בפרטי ההעברה את מספר החשבונית או את אסמכתת התשלום כדי שהספק יוכל לזהות את התשלום. Google מזהירה שתשלום ללא פרטי חשבונית עלול להיות משויך לחיובים ישנים יותר.
- בדקו את ההעברה ב-Coinepay. כאשר הנמען ונתיב ההעברה זמינים, הזינו את הפרטים הנדרשים ב-Coinepay Global Remittance. בדקו את שער החליפין והעמלות המוצגים באפליקציה לפני האישור. שמרו את רישום ההעברה והשתמשו במעקב הסטטוס שלה לצורך המשך טיפול.
- התאימו את הרישומים מול הספק. העברה שנשלחה וחשבונית שסומנה כשולמה הן שני רישומים שונים. שמרו את אישור ההעברה, ולאחר מכן בדקו שהספק שייך את התשלום לחשבונית הנכונה.
העברות בין־לאומיות כפופות לאימות זהות, לבדיקות מול רשימות סנקציות ולתקנות המקומיות. Coinepay עשויה לבקש מסמכים הנוגעים למטרת התשלום או למקור הכספים. היא אינה משרתת אנשים שעליהם הוטלו סנקציות או תושבים של תחומי שיפוט שעליהם חלות סנקציות מקיפות. אל תשלחו תשלום דרך אדם אחר כדי לעקוף בדיקה או הגבלה.
נהלו את החידושים ואת רישומי החשבונאות והמס
צרו רשימת מנויים פשוטה הכוללת את שם התוכנה, מנהל החשבון, האחראי על התקציב, מספר המשתמשים, אמצעי התשלום, תאריך החידוש ושלבי הביטול. בדקו אותה כאשר עובדים מצטרפים או עוזבים ולפני שדרוג. חלק מהספקים מחייבים אוטומטית אמצעי תשלום שמור; אחרים שולחים חשבונית לתשלום. ודאו איזה הסדר חל על החברה, במקום לראות בחשבונית שנשלחה בדוא״ל הוכחה לכך שלא יתבצע חיוב אוטומטי.
שמרו את החוזה או ההזמנה שאושרה, חשבוניות או קבלות, אסמכתאות תשלום ותיעוד של השימוש העסקי בהתאם למדיניות שמירת הרשומות של החברה. התאימו כל חיוב או העברה למנוי הרלוונטי ולרישום החשבונאי המתאים. הפרידו בין שימוש אישי לשימוש עסקי, ושאלו את רואה החשבון כיצד לסווג את ההוצאה ומהן חובות המס או הדיווח החלות, אם ישנן.
אופן המיסוי תלוי במיקום ובמוצר. לדוגמה, עסק באיחוד האירופי שרוכש שירותים מעסק במדינה אחרת באיחוד צריך בדרך כלל לבחון את הליך החיוב העצמי במע״מ. בארצות הברית, אופן הטיפול במס מכירה ובמס שימוש עשוי להשתנות בין מדינות ובהתאם לסיווג התוכנה. העובדה שבחשבונית ספק לא מופיע מס אינה קובעת, כשלעצמה, שלא חל מס. בדקו את חשבונית הספק ופנו לייעוץ מס מקומי לפי הצורך.
פתרו בעיות של תשלום שנכשל או חסר
- התשלום בכרטיס נדחה: בדקו שוב את פרטי הכרטיס ואת פרטי החיוב האמיתיים, ולאחר מכן חפשו בקשת אימות כלשהי. בדקו את דרישות הכרטיס העדכניות של הספק ואת סטטוס הכרטיס שלכם ב-Coinepay. אם הספק מגביל את סוגי הכרטיסים או את מדינות ההנפקה, שאלו את התמיכה של Coinepay אם הכרטיס שלכם עומד בדרישות שהספק ציין לפני שתנסו שוב.
- אמצעי התשלום שציפיתם לו אינו מופיע: בדקו את כללי הספק הנוגעים למדינה, למוצר ולחשבון החיוב. לדוגמה, חיוב ישיר מחשבון בנק ב-Google Workspace אינו אפשרות תשלום הזמינה לכולם, ואילו חיוב בהעברה בנקאית ב-Microsoft מחייב עמידה בתנאי הזכאות וקבלת אישור.
- החשבונית עדיין מוצגת כלא משולמת: בדקו את סטטוס ההעברה, את פרטי הנמען ואם כללתם את אסמכתת החשבונית. בקשו מהספק לאתר את התשלום לפני שתשלחו תשלום נוסף.
- חידוש או חשבונית ששונתה אינם מוכרים לכם: השוו אותם להזמנה שאושרה ולרשימת המנויים. אמתו כל הוראת תשלום חדשה מול הספק בערוץ שאומת באופן עצמאי לפני שתשלמו.
אם הבעיה קשורה לכרטיס של Coinepay או לרישום העברה בה, פנו לתמיכה של Coinepay. לשינויים בתוכנית, לשיוך תשלום לחשבונית, להחזרים או לביטול, פנו לספק התוכנה דרך ערוץ התמיכה הרשמי שלו.
קבלו את כרטיס Coinepay הווירטואלי שלכם: הרשמה · App Store · Google Play · שירות לקוחות
שאלות נפוצות
האם חברה יכולה להשתמש בכרטיס וירטואלי של Coinepay לתשלומים חוזרים על תוכנה?
אפשר להזין כרטיס וירטואלי של Coinepay בתהליך תשלום מקוון שמציע תשלום בכרטיס. בדקו את דרישות הכרטיס של הספק, את תנאי החידוש ואת סטטוס המנוי בחשבון אצלו.
האם אפשר לשלם חשבונית על תוכנה בכרטיס במקום בהעברה?
לא בהכרח. פעלו לפי אמצעי התשלום המצוינים בחשבונית שאושרה; לחיוב באמצעות חשבונית עשויים להיות תנאים שונים מאלה של תשלום בכרטיס בשירות עצמי.
איזו אסמכתה צריך לכלול בהעברה לתשלום חשבונית?
כללו את מספר החשבונית או את אסמכתת התשלום שהספק ציין, ולאחר מכן ודאו שהספק משייך את התשלום לחשבונית הנכונה.
אילו רישומים החברה צריכה לשמור עבור מנוי לתוכנה?
שמרו את ההזמנה שאושרה או את החוזה, חשבוניות או קבלות, רישומי תשלום, פרטים על חידוש וביטול, ואסמכתאות לשימוש עסקי.
