Coinepay | कंपनी के रूप में सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन का भुगतान कैसे करें

कंपनी के लिए सॉफ़्टवेयर का भुगतान करने में सिर्फ़ कार्ड नंबर दर्ज करने से अधिक काम शामिल होता है। आपको सही सब्सक्रिप्शन और सीटों की संख्या, वेंडर द्वारा स्वीकार की जाने वाली भुगतान विधि, व्यवसाय की सही बिलिंग जानकारी और रिन्यूअल पर नज़र रखने का तरीका चाहिए। ऑनलाइन चेकआउट के लिए Coinepay वर्चुअल कार्ड इस्तेमाल किया जा सकता है; जब किसी वेंडर ने इनवॉइस के आधार पर बिलिंग की मंज़ूरी दी हो और ट्रांसफ़र के निर्देश दिए हों, तो Coinepay Global Remittance एक अन्य विकल्प है। कौन-सा तरीका उपलब्ध है, यह वेंडर का चेकआउट या अनुबंध तय करता है।

भुगतान से पहले: पुष्टि करें कि वेंडर आपकी कंपनी को कैसे बिल करता है

सॉफ़्टवेयर वेंडर के आधिकारिक मूल्य निर्धारण पेज, चेकआउट या हस्ताक्षरित ऑर्डर से शुरुआत करें। प्रोडक्ट, सीटों की संख्या, बिलिंग अवधि, भुगतान की मुद्रा, रिन्यूअल की शर्तें और सब्सक्रिप्शन को कौन बदल या रद्द कर सकता है, इसकी पुष्टि करें। कीमतें और भुगतान विकल्प प्रोडक्ट और क्षेत्र के अनुसार अलग-अलग होते हैं। भुगतान विधि जोड़ने से पहले बजट के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति से खरीद की मंज़ूरी लें।

ज़्यादातर खरीद इन दो तरीकों में से एक का पालन करती हैं:

सेल्फ़-सर्विस चेकआउट: वेंडर ऑनलाइन कार्ड स्वीकार करता है और अपने-आप रिन्यूअल के लिए उसे सेव भी कर सकता है। इस तरीके का इस्तेमाल तब करें जब वेंडर का चेकआउट आपकी कंपनी के अकाउंट के लिए कार्ड से भुगतान का विकल्प देता हो।
स्वीकृत इनवॉइस बिलिंग: वेंडर भुगतान के निर्देशों और शर्तों के साथ इनवॉइस जारी करता है। अगर आपकी कंपनी के लिए उपलब्ध हो, तो उस इनवॉइस में बताई गई विधि का इस्तेमाल करें; यह न मानें कि कार्ड से भुगतान, इनवॉइस के लिए ट्रांसफ़र की जगह ले सकता है।

खरीद आदेश (PO) आंतरिक मंज़ूरी दर्ज करता है या वेंडर को खरीद की पहचान करने में मदद करता है; इससे अपने-आप इनवॉइस का भुगतान नहीं होता। इसी तरह, कार्ड से भुगतान के बाद जारी रसीद का मतलब यह नहीं है कि अकाउंट पर इनवॉइस बिलिंग की शर्तें लागू हैं। उदाहरण के लिए, Google के मासिक इनवॉइस संबंधी निर्देश ग्राहकों को क्रेडिट कार्ड के बजाय उनके इनवॉइस में बताई गई विधियों का उपयोग करने के लिए कहते हैं। Microsoft वायर ट्रांसफ़र से बिलिंग को पात्रता और मंज़ूरी के अधीन रखता है और कहता है कि यह नए ग्राहकों के लिए उपलब्ध नहीं है। कोई भी व्यवस्था आप पर लागू है, यह मानने के बजाय अपने वेंडर अकाउंट में जाँच करें।

कंपनी का अकाउंट और भुगतान विवरण तैयार करें

व्यवसाय का कानूनी नाम, वास्तविक बिलिंग पता, वेंडर द्वारा माँगी गई टैक्स जानकारी, सब्सक्रिप्शन एडमिनिस्ट्रेटर का कार्यस्थल ईमेल, स्वीकृत सीटों की संख्या और बजट के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति की जानकारी जुटाएँ। पूछें कि क्या वेंडर का अकाउंट किसी एक कर्मचारी के बजाय कंपनी के साझा एडमिनिस्ट्रेटर के नाम पर होना चाहिए। उस अकाउंट की पहुँच को अपनी कंपनी के सामान्य सुरक्षा नियंत्रणों के तहत रखें।

Coinepay वर्चुअल कार्ड इस्तेमाल करने के लिए, कार्ड सेवाओं का उपयोग करने से पहले Coinepay पर रजिस्टर करें और पहचान सत्यापन पूरा करें। Coinepay वर्चुअल कार्ड नंबर, समाप्ति तिथि और CVV जारी करता है। अपने अकाउंट पर लागू जानकारी और नियंत्रणों के लिए Coinepay डैशबोर्ड या मोबाइल ऐप देखें; ऐप iOS और Android पर उपलब्ध है। कार्ड जारी करने और फ़ंड संबंधी सेवाएँ लाइसेंस प्राप्त साझेदार वित्तीय संस्थान प्रदान करते हैं।

वेंडर के चेकआउट पर अपनी कंपनी की वास्तविक जानकारी इस्तेमाल करें। अगर वेंडर पात्र कार्ड प्रकारों या कार्ड जारी होने के स्थानों की शर्तें बताता है, तो खरीदने से पहले उन शर्तों की जाँच करें और आपका कार्ड उन्हें पूरा करता है या नहीं, इसकी पुष्टि के लिए Coinepay सहायता टीम से संपर्क करें। किसी विशेष भुगतान को स्वीकार करना है या नहीं, यह वेंडर तय करता है।

Coinepay वर्चुअल कार्ड से ऑनलाइन सब्सक्रिप्शन का भुगतान करें

वेंडर अकाउंट में सब्सक्रिप्शन चुनें। वेंडर की आधिकारिक साइट पर साइन इन करें, प्रोडक्ट और स्वीकृत सीटों की संख्या चुनें और बिलिंग अवधि की समीक्षा करें। ट्रायल के भुगतान वाले सब्सक्रिप्शन में बदलने की तारीखों और अपने-आप रिन्यूअल की शर्तों पर ध्यान दें।
चेकआउट से पहले ऑर्डर की समीक्षा करें। मुद्रा, दिखाए गए टैक्स, बिलिंग संपर्क और बाद में सीटों या प्लान में बदलाव से अगले शुल्क पर असर पड़ सकता है या नहीं, यह जाँचें। सब्सक्रिप्शन सिस्टम आनुपातिक शुल्क या क्रेडिट लागू कर सकते हैं; बिलिंग अवधि में बदलाव से भी तुरंत शुल्क लग सकता है।
कार्ड विवरण दर्ज करें। वेंडर के कार्ड भुगतान फ़ॉर्म में Coinepay वर्चुअल कार्ड नंबर, समाप्ति तिथि और CVV के साथ अपनी कंपनी की वास्तविक बिलिंग जानकारी दर्ज करें। चेकआउट के दौरान माँगा गया कोई भी सत्यापन पूरा करें। वेंडर के नियमों से बचने के लिए अपना पता या स्थान न बदलें।
खरीद की पुष्टि करें और प्रमाण सुरक्षित रखें। सुनिश्चित करें कि वेंडर सही सब्सक्रिप्शन स्थिति दिखाता है। ऑर्डर की पुष्टि और इनवॉइस या रसीद डाउनलोड करें और शुल्क का मिलान अपने Coinepay ट्रांज़ैक्शन रिकॉर्ड से करें। रिन्यूअल की तारीख, सब्सक्रिप्शन एडमिनिस्ट्रेटर और रद्द करने की प्रक्रिया दर्ज करें।

Google Workspace के लिए भुगतान विकल्प प्रोडक्ट, देश और बिलिंग अकाउंट पर निर्भर कर सकते हैं; इसके नियमों के तहत अमेरिकी बैंक अकाउंट से डायरेक्ट डेबिट का विकल्प मिल सकता है। यह विकल्प वर्चुअल कार्ड से भुगतान करने से अलग है। किसी दूसरे ग्राहक के लिए निर्धारित भुगतान प्रक्रिया अपनाने की कोशिश करने के बजाय, अपनी कंपनी के बिलिंग अकाउंट में वास्तव में दिखाए गए विकल्पों का इस्तेमाल करें।

स्वीकृत वेंडर इनवॉइस का ट्रांसफ़र से भुगतान करें

अगर सॉफ़्टवेयर वेंडर ने आपकी कंपनी को इनवॉइस बिलिंग की सुविधा दी है, तो पहले जाँच करें कि इनवॉइस असली है और उसे चुकाने के लिए ट्रांसफ़र स्वीकार किया जाता है। किसी अप्रत्याशित रिन्यूअल इनवॉइस या बैंक विवरण में अचानक बदलाव की स्वतंत्र रूप से पुष्टि, वेंडर की उस संपर्क जानकारी के ज़रिए करें जिस पर आपकी कंपनी पहले से भरोसा करती है।

इनवॉइस का मिलान स्वीकृत खरीद से करें। वेंडर का नाम, प्रोडक्ट, सेवा अवधि, सीटें, राशि, मुद्रा, भुगतान की अंतिम तारीख और कोई PO नंबर जाँचें। विसंगतियाँ होने पर भुगतान से पहले वेंडर से उन्हें ठीक करने को कहें।
इनवॉइस के निर्देशों का पालन करें। बताए गए प्राप्तकर्ता और भुगतान विवरण का इस्तेमाल करें। ट्रांसफ़र की जानकारी में इनवॉइस नंबर या भुगतान संदर्भ शामिल करें, ताकि वेंडर भुगतान की पहचान कर सके। Google चेतावनी देता है कि इनवॉइस विवरण के बिना किया गया भुगतान पुराने शुल्कों में समायोजित किया जा सकता है।
Coinepay में ट्रांसफ़र की समीक्षा करें। जहाँ प्राप्तकर्ता और ट्रांसफ़र का मार्ग उपलब्ध हो, वहाँ Coinepay Global Remittance में आवश्यक विवरण दर्ज करें। पुष्टि करने से पहले ऐप में दिखाई गई विनिमय दर और शुल्क की समीक्षा करें। ट्रांसफ़र रिकॉर्ड सुरक्षित रखें और आगे की जानकारी के लिए उसकी स्थिति ट्रैक करें।
वेंडर के रिकॉर्ड से मिलान करें। भेजा गया ट्रांसफ़र और भुगतान किया हुआ चिह्नित इनवॉइस दो अलग रिकॉर्ड हैं। ट्रांसफ़र की पुष्टि सुरक्षित रखें, फिर जाँचें कि वेंडर ने उसे सही इनवॉइस में समायोजित किया है।

सीमा-पार ट्रांसफ़र पहचान सत्यापन, प्रतिबंध संबंधी जाँच और स्थानीय नियमों के अधीन हैं। Coinepay भुगतान के उद्देश्य या धन के स्रोत से संबंधित दस्तावेज़ माँग सकता है। यह प्रतिबंधित व्यक्तियों या व्यापक प्रतिबंधों के अधीन क्षेत्रों के निवासियों को सेवाएँ नहीं देता। किसी समीक्षा या प्रतिबंध से बचने के लिए किसी अन्य व्यक्ति के माध्यम से भुगतान न भेजें।

रिन्यूअल, लेखांकन और टैक्स रिकॉर्ड नियंत्रण में रखें

सॉफ़्टवेयर का नाम, अकाउंट एडमिनिस्ट्रेटर, बजट के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति, सीटों की संख्या, भुगतान विधि, रिन्यूअल की तारीख और रद्द करने के चरण दर्ज करके सब्सक्रिप्शन की एक सरल सूची बनाएँ। कर्मचारियों के आने या जाने पर और अपग्रेड से पहले इसकी समीक्षा करें। कुछ वेंडर सेव की गई भुगतान विधि से अपने-आप शुल्क लेते हैं; अन्य भुगतान के लिए इनवॉइस भेजते हैं। ईमेल से आए इनवॉइस को इस बात का प्रमाण मानने के बजाय कि अपने-आप शुल्क नहीं लगेगा, पुष्टि करें कि आपकी कंपनी पर कौन-सी व्यवस्था लागू है।

अपनी कंपनी की रिकॉर्ड रखने की नीति के अनुसार अनुबंध या स्वीकृत ऑर्डर, इनवॉइस या रसीदें, भुगतान का प्रमाण और व्यावसायिक उपयोग का रिकॉर्ड सुरक्षित रखें। हर शुल्क या ट्रांसफ़र का मिलान संबंधित सब्सक्रिप्शन और लेखांकन प्रविष्टि से करें। व्यक्तिगत उपयोग को व्यावसायिक उपयोग से अलग रखें और अपने अकाउंटेंट से पूछें कि खर्च और लागू टैक्स या रिपोर्टिंग दायित्वों को कैसे वर्गीकृत किया जाए।

टैक्स संबंधी व्यवस्था स्थान और प्रोडक्ट पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, EU के एक देश में स्थित व्यवसाय को EU के दूसरे देश के व्यवसाय से सेवाएँ खरीदते समय आम तौर पर VAT रिवर्स-चार्ज प्रक्रिया पर विचार करना होता है। संयुक्त राज्य अमेरिका में सेल्स टैक्स और यूज़ टैक्स की व्यवस्था राज्य और सॉफ़्टवेयर के वर्गीकरण के अनुसार अलग-अलग हो सकती है। वेंडर के बिल में टैक्स न दिखना, अपने-आप में इस बात का प्रमाण नहीं है कि कोई टैक्स देय नहीं है। सप्लायर के इनवॉइस की समीक्षा करें और ज़रूरत पड़ने पर स्थानीय टैक्स सलाह लें।

असफल या गायब भुगतान से जुड़ी समस्या सुलझाएँ

चेकआउट पर कार्ड अस्वीकार हो गया है: कार्ड विवरण और वास्तविक बिलिंग जानकारी दोबारा जाँचें, फिर देखें कि सत्यापन के लिए कोई अनुरोध तो नहीं आया है। वेंडर की मौजूदा कार्ड संबंधी शर्तों और Coinepay में अपने कार्ड की स्थिति की पुष्टि करें। अगर वेंडर कार्ड प्रकारों या कार्ड जारी होने के स्थानों पर प्रतिबंध लगाता है, तो दोबारा कोशिश करने से पहले Coinepay सहायता टीम से पूछें कि आपका कार्ड उसकी बताई शर्तों को पूरा करता है या नहीं।
अपेक्षित भुगतान विधि दिखाई नहीं दे रही है: वेंडर के देश, प्रोडक्ट और बिलिंग अकाउंट संबंधी नियम जाँचें। उदाहरण के लिए, Google Workspace में बैंक से डायरेक्ट डेबिट हर चेकआउट पर उपलब्ध विकल्प नहीं है, जबकि Microsoft में वायर ट्रांसफ़र से बिलिंग के लिए पात्रता और मंज़ूरी आवश्यक है।
इनवॉइस अब भी बकाया दिख रहा है: ट्रांसफ़र की स्थिति, प्राप्तकर्ता का विवरण और आपने इनवॉइस संदर्भ शामिल किया था या नहीं, यह जाँचें। दूसरा भुगतान भेजने से पहले वेंडर से भुगतान का पता लगाने को कहें।
रिन्यूअल या बदला हुआ इनवॉइस अपरिचित लग रहा है: उसका मिलान स्वीकृत ऑर्डर और सब्सक्रिप्शन सूची से करें। भुगतान से पहले किसी भी नए भुगतान निर्देश की पुष्टि वेंडर से स्वतंत्र रूप से सत्यापित संपर्क माध्यम के ज़रिए करें।

अगर समस्या Coinepay कार्ड या ट्रांसफ़र रिकॉर्ड से जुड़ी है, तो Coinepay सहायता टीम से संपर्क करें। प्लान में बदलाव, किसी इनवॉइस में भुगतान का समायोजन, रिफ़ंड या रद्द करने के लिए सॉफ़्टवेयर वेंडर के आधिकारिक सहायता माध्यम से संपर्क करें।

अपना Coinepay वर्चुअल कार्ड प्राप्त करें: साइन अप करें · App Store · Google Play · ग्राहक सहायता

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

क्या कंपनी नियमित सॉफ़्टवेयर भुगतान के लिए Coinepay वर्चुअल कार्ड इस्तेमाल कर सकती है?

आप कार्ड से भुगतान का विकल्प देने वाले ऑनलाइन चेकआउट पर Coinepay वर्चुअल कार्ड दर्ज कर सकते हैं। वेंडर की कार्ड संबंधी शर्तें, रिन्यूअल की शर्तें और उसके अकाउंट में सब्सक्रिप्शन की स्थिति जाँचें।

क्या मैं सॉफ़्टवेयर इनवॉइस का भुगतान ट्रांसफ़र के बजाय कार्ड से कर सकता हूँ?

ज़रूरी नहीं। अपने स्वीकृत इनवॉइस पर दी गई भुगतान विधियों का पालन करें; इनवॉइस बिलिंग की शर्तें सेल्फ़-सर्विस कार्ड चेकआउट से अलग हो सकती हैं।

इनवॉइस के लिए भुगतान ट्रांसफ़र करते समय मुझे कौन-सा संदर्भ शामिल करना चाहिए?

वेंडर द्वारा बताया गया इनवॉइस नंबर या भुगतान संदर्भ शामिल करें, फिर पुष्टि करें कि वेंडर ने भुगतान सही इनवॉइस में समायोजित किया है।

मेरी कंपनी को सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन के लिए कौन-से रिकॉर्ड रखने चाहिए?

स्वीकृत ऑर्डर या अनुबंध, इनवॉइस या रसीदें, भुगतान रिकॉर्ड, रिन्यूअल और रद्द करने का विवरण तथा व्यावसायिक उपयोग के प्रमाण सुरक्षित रखें।

कंपनी के रूप में सॉफ़्टवेयर सब्सक्रिप्शन का भुगतान कैसे करें