Coinepay | Softwareabonnementen betalen als bedrijf

Software betalen als bedrijf vraagt om meer dan het invoeren van een kaartnummer. U hebt het juiste abonnement en aantal gebruikerslicenties nodig, een betaalmethode die de leverancier accepteert, correcte zakelijke factuurgegevens en een manier om verlengingen bij te houden. U kunt een virtuele kaart van Coinepay gebruiken om online af te rekenen; Coinepay Global Remittance is een andere optie wanneer een leverancier betaling op factuur heeft goedgekeurd en instructies voor een overboeking verstrekt. De betaalpagina of het contract van de leverancier bepaalt welke mogelijkheid beschikbaar is.

Voordat u betaalt: controleer hoe de leverancier uw bedrijf factureert

Begin bij de officiële prijspagina, betaalpagina of ondertekende bestelling van de softwareleverancier. Controleer het product, het aantal gebruikerslicenties, de factureringsperiode, de betaalvaluta, de verlengingsvoorwaarden en wie het abonnement kan wijzigen of opzeggen. Prijzen en betaalmogelijkheden verschillen per product en regio. Laat de budgetverantwoordelijke de aankoop goedkeuren voordat u een betaalmethode toevoegt.

De meeste aankopen verlopen op een van deze twee manieren:

Zelf online afrekenen: De leverancier accepteert online kaartbetalingen en kan de kaart bewaren voor automatische verlenging. Gebruik deze mogelijkheid wanneer de leverancier op de betaalpagina kaartbetaling aanbiedt voor het account van uw bedrijf.
Goedgekeurde facturering: De leverancier verstrekt een factuur met betaalinstructies en voorwaarden. Gebruik de methode die op die factuur staat, als die voor uw bedrijf beschikbaar is; ga er niet van uit dat een kaartbetaling een overboeking voor een factuur kan vervangen.

Een inkooporder (PO) legt interne goedkeuring vast of helpt een leverancier de aankoop te identificeren; een inkooporder betaalt op zichzelf geen factuur. Ook betekent een betalingsbewijs dat na een kaartbetaling wordt verstrekt niet dat voor het account voorwaarden voor facturering gelden. Zo verwijzen de instructies van Google voor maandelijkse facturering klanten naar de betaalmethoden op hun factuur in plaats van naar een creditcard. Bij Microsoft is betaling per bankoverschrijving afhankelijk van de voorwaarden voor deelname en goedkeuring; Microsoft geeft aan dat deze mogelijkheid niet beschikbaar is voor nieuwe klanten. Controleer uw eigen leveranciersaccount in plaats van aan te nemen dat een van beide regelingen voor u geldt.

Bereid het bedrijfsaccount en de betaalgegevens voor

Verzamel de officiële bedrijfsnaam, het werkelijke factuuradres, de belastinggegevens die de leverancier vraagt, het zakelijke e-mailadres van de abonnementbeheerder, het goedgekeurde aantal gebruikerslicenties en de naam van de budgetverantwoordelijke. Ga na of het account bij de leverancier beter kan worden beheerd via een gedeeld bedrijfsbeheerdersaccount dan door een individuele medewerker. Beveilig de toegang tot dat account volgens de gebruikelijke beveiligingsregels van uw bedrijf.

Als u een virtuele kaart van Coinepay wilt gebruiken, moet u zich bij Coinepay registreren en de identiteitsverificatie voltooien voordat u kaartdiensten gebruikt. Coinepay verstrekt een virtueel kaartnummer, een vervaldatum en een CVV. Bekijk het Coinepay-dashboard of de mobiele app voor de gegevens en instellingen die op uw account van toepassing zijn; de app is beschikbaar voor iOS en Android. Kaartuitgifte en diensten voor het aanhouden van geld worden verzorgd door financiële partnerinstellingen met een vergunning.

Gebruik de echte gegevens van uw bedrijf wanneer u bij de leverancier afrekent. Als een leverancier eisen stelt aan toegestane kaarttypen of landen van uitgifte, controleer die voorwaarden dan voordat u iets koopt en neem contact op met de ondersteuning van Coinepay om te bevestigen of uw kaart eraan voldoet. De leverancier beslist of deze een bepaalde betaling accepteert.

Betaal een online abonnement met een virtuele kaart van Coinepay

Kies het abonnement in het account bij de leverancier. Log in via de officiële website van de leverancier, selecteer het product en het goedgekeurde aantal gebruikerslicenties en controleer de factureringsperiode. Let op de datum waarop een proefperiode overgaat in een betaald abonnement en op de voorwaarden voor automatische verlenging.
Controleer de bestelling voordat u afrekent. Controleer de valuta, de getoonde belastingen, de factuurcontactpersoon en of latere wijzigingen in het aantal gebruikerslicenties of het abonnement van invloed kunnen zijn op de volgende afschrijving. Abonnementssystemen kunnen kosten of tegoeden naar rato toepassen; ook een wijziging van de factureringsperiode kan tot een onmiddellijke afschrijving leiden.
Voer de kaartgegevens in. Voer in het kaartbetaalformulier van de leverancier het virtuele kaartnummer, de vervaldatum en de CVV van uw Coinepay-kaart in, samen met de echte factuurgegevens van uw bedrijf. Voltooi eventuele verificatie die tijdens het afrekenen wordt gevraagd. Wijzig uw adres of locatie niet om de regels van een leverancier te omzeilen.
Bevestig de aankoop en bewaar de bewijsstukken. Controleer of de leverancier de juiste abonnementsstatus toont. Download de orderbevestiging en factuur of het betalingsbewijs en koppel de afschrijving aan uw transactieoverzicht bij Coinepay. Noteer de verlengingsdatum, de abonnementbeheerder en de opzegprocedure.

Voor Google Workspace kunnen de betaalmogelijkheden afhangen van het product, het land en het factureringsaccount; automatische incasso van een Amerikaanse bankrekening kan volgens de daarvoor geldende regels worden aangeboden. Die mogelijkheid staat los van betaling met een virtuele kaart. Gebruik de mogelijkheden die daadwerkelijk in het factureringsaccount van uw bedrijf worden getoond, in plaats van een betaalroute te proberen die voor een andere klant bedoeld is.

Betaal een goedgekeurde leveranciersfactuur per overboeking

Als de softwareleverancier uw bedrijf betaling op factuur heeft toegestaan, controleer dan eerst of de factuur echt is en of een overboeking wordt geaccepteerd om deze te betalen. Een onverwachte factuur voor een verlenging of een plotselinge wijziging van bankgegevens moet u onafhankelijk verifiëren via contactgegevens van de leverancier die uw bedrijf al vertrouwt.

Vergelijk de factuur met een goedgekeurde aankoop. Controleer de naam van de leverancier, het product, de serviceperiode, het aantal gebruikerslicenties, het bedrag, de valuta, de vervaldatum en een eventueel inkoopordernummer. Vraag de leverancier om afwijkingen te corrigeren voordat u betaalt.
Volg de instructies op de factuur. Gebruik de vermelde ontvanger en betaalgegevens. Vermeld het factuurnummer of de betalingsreferentie bij de overboeking, zodat de leverancier de betaling kan identificeren. Google waarschuwt dat een betaling zonder factuurgegevens kan worden toegerekend aan oudere openstaande bedragen.
Controleer de overboeking in Coinepay. Als de ontvanger en de overboekingsroute beschikbaar zijn, voert u de vereiste gegevens in Coinepay Global Remittance in. Controleer de wisselkoers en kosten die in de app worden getoond voordat u bevestigt. Bewaar het overboekingsbewijs en gebruik de statusinformatie om de betaling te volgen.
Controleer de verwerking bij de leverancier. Een verzonden overboeking en een factuur die als betaald is gemarkeerd, zijn twee verschillende registraties. Bewaar de bevestiging van de overboeking en controleer vervolgens of de leverancier de betaling aan de juiste factuur heeft gekoppeld.

Grensoverschrijdende overboekingen zijn onderworpen aan identiteitsverificatie, sanctiecontroles en lokale regelgeving. Coinepay kan documenten opvragen over het doel van de betaling of de herkomst van het geld. Coinepay verleent geen diensten aan personen op sanctielijsten of aan inwoners van rechtsgebieden waarvoor alomvattende sancties gelden. Laat een betaling niet via iemand anders verlopen om een controle of beperking te omzeilen.

Houd verlengingen, boekhouding en belastingadministratie onder controle

Maak een eenvoudig overzicht van abonnementen met de naam van de software, de accountbeheerder, de budgetverantwoordelijke, het aantal gebruikerslicenties, de betaalmethode, de verlengingsdatum en de stappen voor opzegging. Bekijk het overzicht wanneer medewerkers in of uit dienst treden en voordat u een upgrade uitvoert. Sommige leveranciers schrijven automatisch af via een opgeslagen betaalmethode; andere sturen een factuur die moet worden betaald. Controleer welke regeling voor uw bedrijf geldt en ga er niet van uit dat een factuur per e-mail betekent dat er geen automatische afschrijving plaatsvindt.

Bewaar het contract of de goedgekeurde bestelling, facturen of betalingsbewijzen, betaalbewijzen en bewijs van zakelijk gebruik volgens het bewaarbeleid van uw bedrijf. Koppel elke afschrijving of overboeking aan het betreffende abonnement en de bijbehorende boeking. Houd privégebruik gescheiden van zakelijk gebruik en vraag uw accountant hoe u de kosten en eventuele toepasselijke belasting- of aangifteverplichtingen moet verwerken.

De fiscale behandeling hangt af van de locatie en het product. Een bedrijf in de EU dat diensten afneemt van een bedrijf in een ander EU-land moet bijvoorbeeld doorgaans rekening houden met de btw-verleggingsregeling. In de Verenigde Staten kan de behandeling van sales tax en use tax verschillen per staat en naargelang de classificatie van de software. Een factuur van een leverancier waarop geen belasting staat, bewijst op zichzelf niet dat er geen belasting verschuldigd is. Controleer de factuur van de leverancier en vraag zo nodig lokaal belastingadvies.

Los een mislukte of ontbrekende betaling op

De kaartbetaling wordt geweigerd: Controleer de kaartgegevens en de echte factuurgegevens opnieuw en kijk of er een verificatieverzoek is. Controleer de actuele kaarteisen van de leverancier en de status van uw kaart in Coinepay. Als de leverancier bepaalde kaarttypen of landen van uitgifte uitsluit, vraag dan de ondersteuning van Coinepay of uw kaart aan de gestelde eisen voldoet voordat u het opnieuw probeert.
De verwachte betaalmethode ontbreekt: Controleer de regels van de leverancier voor het land, het product en het factureringsaccount. Automatische incasso van een bankrekening voor Google Workspace is bijvoorbeeld niet overal als betaalmogelijkheid beschikbaar, terwijl voor betaling per bankoverschrijving bij Microsoft moet zijn voldaan aan de voorwaarden voor deelname en goedkeuring nodig is.
De factuur staat nog als onbetaald vermeld: Controleer de status van de overboeking, de ontvangergegevens en of u de factuurreferentie hebt vermeld. Vraag de leverancier de betaling na te zoeken voordat u opnieuw betaalt.
Een verlenging of gewijzigde factuur ziet er onbekend uit: Vergelijk deze met de goedgekeurde bestelling en het abonnementenoverzicht. Bevestig nieuwe betaalinstructies vóór betaling bij de leverancier via een onafhankelijk geverifieerd kanaal.

Als het probleem betrekking heeft op een Coinepay-kaart of een overboekingsbewijs, neem dan contact op met de ondersteuning van Coinepay. Neem voor abonnementswijzigingen, het toewijzen van factuurbetalingen, terugbetalingen of opzegging contact op met de softwareleverancier via diens officiële ondersteuningskanaal.

Vraag je Coinepay virtuele kaart aan: Aanmelden · App Store · Google Play · Klantenservice

Veelgestelde vragen

Kan een bedrijf een virtuele kaart van Coinepay gebruiken voor terugkerende softwarebetalingen?

U kunt een virtuele kaart van Coinepay invoeren bij een online betaalpagina die kaartbetalingen aanbiedt. Controleer de kaarteisen en verlengingsvoorwaarden van de leverancier en de abonnementsstatus in het account bij de leverancier.

Kan ik een softwarefactuur met een kaart betalen in plaats van per overboeking?

Niet noodzakelijk. Gebruik de betaalmethoden die op uw goedgekeurde factuur staan; voor betaling op factuur kunnen andere voorwaarden gelden dan wanneer u zelf online met een kaart afrekent.

Welke referentie moet ik vermelden bij een overboeking voor een factuur?

Vermeld het factuurnummer of de betalingsreferentie die de leverancier heeft opgegeven en controleer daarna of de leverancier de betaling aan de juiste factuur koppelt.

Welke gegevens moet mijn bedrijf bewaren voor een softwareabonnement?

Bewaar de goedgekeurde bestelling of het contract, facturen of betalingsbewijzen, betaalgegevens, gegevens over verlenging en opzegging en bewijs van zakelijk gebruik.

Softwareabonnementen betalen als bedrijf