公司支付软件费用，不只是输入卡号那么简单。您需要确认合适的订阅方案和席位数量、供应商接受的付款方式、准确的企业账单信息，以及跟踪续订的办法。Coinepay 虚拟卡可用于在线结账；如果供应商已批准采用发票结算并提供了转账指引，也可以选择 Coinepay Global Remittance。具体可采用哪种方式，取决于供应商的结账页面或合同。
付款前：确认供应商如何向您的公司收费
先查看软件供应商的官方定价页面、结账页面或已签署的订单。确认产品、席位数量、计费周期、付款币种、续订条款，以及谁有权更改或取消订阅。价格和付款选项因产品和地区而异。添加付款方式前，请先取得预算负责人的购买批准。
大多数购买交易会通过以下两种方式之一完成：
- 自助结账：供应商接受在线刷卡付款，并可能保存卡片信息以便自动续订。如果供应商的结账页面为贵公司的账户提供卡片付款选项，请使用这种方式。
- 已批准的发票结算：供应商开具包含付款指引和条款的发票。如果贵公司可以使用发票指定的付款方式，请按该方式付款；不要认为可以用卡片扣款代替发票转账。
采购订单（PO）用于记录内部审批或帮助供应商识别采购交易，本身并不能支付发票。同样，卡片扣款后开具的收据，也不代表该账户具有发票结算条款。例如，Google 的月度开票指引要求客户使用发票上列明的付款方式，而不是信用卡。Microsoft 的电汇结算须符合资格要求并获得批准，且 Microsoft 表示新客户无法使用该方式。请核实您在相应供应商处的账户情况，不要假定上述任何一种安排适用于您。
准备公司账户和付款信息
准备好企业法定名称、真实的账单地址、供应商要求的税务信息、订阅管理员的工作邮箱、已批准的席位数量，以及预算负责人。确认供应商处的账户是否应由公司共用的管理员账户持有，而不是由某位员工个人持有。请按照公司的常规安全管控要求管理该账户的访问权限。
如需使用 Coinepay 虚拟卡，请先注册 Coinepay，并在使用卡片服务前完成身份验证。Coinepay 会提供虚拟卡卡号、有效期和 CVV。请在 Coinepay 控制面板或移动应用中查看适用于您账户的信息和控制选项；该应用可在 iOS 和 Android 上使用。发卡和资金服务由持牌合作金融机构提供。
在供应商的结账页面填写公司的真实信息。如果供应商对可用卡片类型或发卡地区有要求，请在购买前核实这些条件，并联系 Coinepay 客服确认您的卡片是否符合要求。是否接受某笔付款，由供应商决定。
使用 Coinepay 虚拟卡支付在线订阅费用
- 在供应商账户中选择订阅。通过供应商的官方网站登录，选择产品和已批准的席位数量，并查看计费周期。留意试用期转为付费订阅的日期和自动续订条款。
- 结账前核对订单。核对币种、列出的税费、账单联系人，以及日后更改席位或方案是否可能影响下一笔扣款。订阅系统可能按比例收取费用或给予抵扣；更改计费周期也可能导致立即扣款。
- 输入卡片信息。在供应商的卡片付款表单中，填写 Coinepay 虚拟卡卡号、有效期和 CVV，以及公司的真实账单信息。完成结账过程中要求的任何验证。不要为了规避供应商的规定而更改地址或所在地信息。
- 确认购买并保存凭证。确认供应商显示的订阅状态正确。下载订单确认信息以及发票或收据，并将扣款与 Coinepay 交易记录核对。记录续订日期、订阅管理员和取消订阅的流程。
对于 Google Workspace，可用的付款方式可能因产品、国家/地区和结算账户而异；根据其规定，美国银行账户直接扣款可能是一种可用选项。该选项与使用虚拟卡付款是两种不同的方式。请使用贵公司结算账户中实际提供的选项，而不要尝试采用面向其他客户的付款流程。
通过转账支付已获批准的供应商发票
如果软件供应商已批准贵公司采用发票结算，请先核实发票的真实性，并确认转账是其接受的结算方式。对于意料之外的续订发票或银行账户信息的突然变更，应通过贵公司已信任的供应商联系方式独立核实。
- 将发票与已批准的采购交易核对。核对供应商名称、产品、服务期限、席位、金额、币种、到期日及任何采购订单编号。如有不一致，请在付款前要求供应商更正。
- 按照发票指引付款。使用发票列明的收款方和付款信息。在转账信息中填写发票编号或汇款附言，以便供应商识别这笔付款。Google 提醒，如果付款时未提供发票信息，该笔款项可能会被用于结清较早的欠款。
- 在 Coinepay 中核对转账。如果相应收款方和转账渠道可用，请在 Coinepay Global Remittance 中输入所需信息。确认前，核对应用中显示的汇率和费用。保存转账记录，并通过状态跟踪功能跟进。
- 与供应商核账。转账已汇出与发票已标记为付款是两项不同的记录。保留转账确认凭证，然后确认供应商已将款项用于结清正确的发票。
跨境转账须遵守身份验证、制裁筛查和当地法规要求。Coinepay 可能要求提供有关付款用途或资金来源的文件。Coinepay 不为受制裁人员或受到全面制裁的司法管辖区居民提供服务。请勿通过他人付款来规避审查或限制。
妥善管理续订、会计和税务记录
建立一份简明的订阅登记表，记录软件名称、账户管理员、预算负责人、席位数量、付款方式、续订日期和取消订阅的步骤。在员工入职或离职时，以及升级订阅前，查看这份登记表。有些供应商会自动向已保存的付款方式扣款；另一些则会发送发票供您付款。请确认贵公司采用哪种安排，不要仅凭收到电子邮件发票就认定不会发生自动扣款。
按照公司的记录保留政策，保存合同或已批准的订单、发票或收据、付款凭证，以及业务用途记录。将每笔扣款或转账与相应的订阅和会计分录核对。区分个人用途和业务用途，并向会计师咨询如何对费用进行分类，以及适用的税务或申报义务。
税务处理取决于所在地和产品。例如，从另一个欧盟国家的企业购买服务的欧盟企业，通常需要考虑增值税反向征收机制。在美国，销售税和使用税的处理方式可能因州以及软件的分类而异。供应商账单上未列出税费，本身并不能证明无需缴税。请核对供应商发票，并在需要时寻求当地税务建议。
排查付款失败或款项未到账的问题
- 卡片结账付款遭拒：重新核对卡片信息和真实的账单信息，然后查看是否有验证提示。确认供应商当前的卡片要求，以及您的卡片在 Coinepay 中的状态。如果供应商限制卡片类型或发卡地区，请在重试前咨询 Coinepay 客服，确认您的卡片是否符合其列明的要求。
- 找不到预期的付款方式：核实供应商针对国家/地区、产品和结算账户的规定。例如，Google Workspace 的银行账户直接扣款并非适用于所有客户的结账选项，而 Microsoft 的电汇结算则须符合资格要求并获得批准。
- 发票仍显示未付款：检查转账状态、收款方信息，以及是否填写了发票编号等付款附言。在再次付款前，请供应商追查该笔款项。
- 续订或变更后的发票看起来不熟悉：将其与已批准的订单和订阅登记表进行比较。付款前，通过独立核实的渠道向供应商确认任何新的付款指引。
如果问题涉及 Coinepay 卡片或转账记录，请联系 Coinepay 客服。如需处理方案变更、发票款项归属、退款或取消订阅，请通过软件供应商的官方客服渠道与其联系。
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常见问题
公司可以使用 Coinepay 虚拟卡支付定期收取的软件订阅费用吗？
如果在线结账页面提供卡片付款选项，您可以输入 Coinepay 虚拟卡信息。请核实供应商的卡片要求和续订条款，并在其账户中查看订阅状态。
我可以用卡片而不是转账支付软件发票吗？
不一定。请使用已获批准的发票上列明的付款方式；发票结算的条款可能与自助刷卡结账不同。
转账支付发票时，我应该填写什么附言？
填写供应商指定的发票编号或汇款附言，然后确认供应商已将款项用于结清正确的发票。
公司应该保留哪些软件订阅记录？
请保留已批准的订单或合同、发票或收据、付款记录、续订和取消订阅的详细信息，以及业务用途凭证。
