Coinepay | Cara Membayar Langganan Perangkat Lunak sebagai Perusahaan

Membayar perangkat lunak sebagai perusahaan melibatkan lebih dari sekadar memasukkan nomor kartu. Anda memerlukan langganan dan jumlah kursi yang tepat, metode pembayaran yang diterima vendor, detail penagihan bisnis yang akurat, serta cara untuk melacak perpanjangan. Kartu virtual Coinepay dapat digunakan untuk checkout online; Coinepay Global Remittance adalah opsi lain ketika vendor memiliki penagihan faktur yang disetujui dan memberikan instruksi transfer. Checkout atau kontrak vendor menentukan rute mana yang tersedia.

Sebelum membayar: konfirmasikan bagaimana vendor menagih perusahaan Anda

Mulailah dengan halaman harga resmi vendor perangkat lunak, checkout, atau pesanan yang telah ditandatangani. Konfirmasikan produk, jumlah kursi, interval penagihan, mata uang pembayaran, ketentuan perpanjangan, dan siapa yang dapat mengubah atau membatalkan langganan. Harga dan opsi pembayaran bervariasi menurut produk dan wilayah. Mintalah orang yang bertanggung jawab atas anggaran untuk menyetujui pembelian sebelum menambahkan metode pembayaran.

Sebagian besar pembelian mengikuti salah satu dari dua jalur:

Checkout swalayan: Vendor menerima kartu secara online dan mungkin menyimpannya untuk perpanjangan otomatis. Gunakan jalur ini ketika checkout vendor menawarkan pembayaran kartu untuk akun perusahaan Anda.
Penagihan faktur yang disetujui: Vendor menerbitkan faktur dengan instruksi dan ketentuan pembayaran. Gunakan metode yang ditentukan pada faktur tersebut, jika tersedia untuk perusahaan Anda; jangan menganggap bahwa tagihan kartu dapat menggantikan transfer faktur.

Pesanan pembelian (purchase order/PO) mencatat persetujuan internal atau membantu vendor mengidentifikasi pembelian; PO itu sendiri tidak membayar faktur. Demikian pula, tanda terima yang diterbitkan setelah tagihan kartu tidak berarti akun memiliki ketentuan penagihan faktur. Misalnya, instruksi penagihan bulanan Google mengarahkan pelanggan ke metode yang ditampilkan pada faktur mereka, bukan kartu kredit. Microsoft menjadikan penagihan transfer kawat (wire transfer) tunduk pada kelayakan dan persetujuan serta menyatakan bahwa hal itu tidak tersedia bagi pelanggan baru. Periksa akun vendor Anda sendiri alih-alih menganggap salah satu pengaturan tersebut berlaku.

Siapkan akun perusahaan dan detail pembayaran

Kumpulkan nama bisnis resmi, alamat penagihan yang sah, detail pajak yang diminta vendor, email kerja administrator langganan, jumlah kursi yang disetujui, dan pemilik anggaran. Tanyakan apakah akun vendor sebaiknya dimiliki oleh administrator perusahaan bersama alih-alih karyawan perorangan. Jaga akses ke akun tersebut di bawah kontrol keamanan normal perusahaan Anda.

Untuk menggunakan kartu virtual Coinepay, daftar dengan Coinepay dan selesaikan verifikasi identitas sebelum menggunakan layanan kartu. Coinepay menerbitkan nomor kartu virtual, tanggal kedaluwarsa, dan CVV. Periksa dasbor Coinepay atau aplikasi seluler untuk informasi dan kontrol yang berlaku bagi akun Anda; aplikasi tersedia di iOS dan Android. Penerbitan kartu dan layanan dana disediakan oleh lembaga keuangan mitra berlisensi.

Gunakan detail asli perusahaan di checkout vendor. Jika vendor menentukan jenis kartu atau lokasi penerbitan yang memenuhi syarat, periksa kondisi tersebut sebelum membeli dan hubungi dukungan Coinepay untuk memastikan apakah kartu Anda memenuhinya. Vendor yang memutuskan apakah akan menerima pembayaran tertentu.

Bayar langganan online dengan kartu virtual Coinepay

Pilih langganan di akun vendor. Masuk melalui situs resmi vendor, pilih produk dan jumlah kursi yang disetujui, serta tinjau interval penagihan. Perhatikan tanggal konversi uji coba dan ketentuan perpanjangan otomatis.
Tinjau pesanan sebelum checkout. Periksa mata uang, pajak yang ditampilkan, kontak penagihan, dan apakah mengubah kursi atau paket nanti dapat memengaruhi tagihan berikutnya. Sistem langganan mungkin menerapkan tagihan atau kredit prorata; perubahan interval penagihan juga dapat menyebabkan tagihan langsung.
Masukkan detail kartu. Pada formulir pembayaran kartu vendor, masukkan nomor kartu virtual Coinepay, tanggal kedaluwarsa, dan CVV, bersama dengan informasi penagihan perusahaan Anda yang asli. Selesaikan verifikasi apa pun yang diminta selama checkout. Jangan mengubah alamat atau lokasi Anda untuk menghindari aturan vendor.
Konfirmasikan pembelian dan simpan bukti. Pastikan vendor menampilkan status langganan yang benar. Unduh konfirmasi pesanan dan faktur atau tanda terima, lalu cocokkan tagihan dengan catatan transaksi Coinepay Anda. Catat tanggal perpanjangan, administrator langganan, dan prosedur pembatalan.

Untuk Google Workspace, pilihan pembayaran dapat bergantung pada produk, negara, dan akun penagihan; debit langsung rekening bank AS mungkin ditawarkan sesuai aturannya. Opsi tersebut terpisah dari pembayaran dengan kartu virtual. Gunakan pilihan yang benar-benar ditampilkan di akun penagihan perusahaan Anda alih-alih mencoba mengikuti jalur pembayaran yang ditujukan untuk pelanggan lain.

Bayar faktur vendor yang disetujui melalui transfer

Jika vendor perangkat lunak telah memberikan penagihan faktur kepada perusahaan Anda, pertama-tama periksa bahwa faktur tersebut asli dan bahwa transfer merupakan cara yang diterima untuk menyelesaikannya. Faktur perpanjangan yang tidak terduga atau perubahan mendadak pada detail bank layak diverifikasi secara independen melalui informasi kontak vendor yang sudah dipercaya perusahaan Anda.

Cocokkan faktur dengan pembelian yang disetujui. Periksa nama vendor, produk, periode layanan, kursi, jumlah, mata uang, tanggal jatuh tempo, dan nomor PO apa pun. Minta vendor untuk memperbaiki perbedaan sebelum membayar.
Ikuti instruksi faktur. Gunakan detail penerima dan pembayaran yang dinyatakan. Sertakan nomor faktur atau referensi pengiriman uang dalam informasi transfer agar vendor dapat mengidentifikasi pembayaran. Google memperingatkan bahwa pembayaran tanpa detail faktur dapat diterapkan pada tagihan yang lebih lama.
Tinjau transfer di Coinepay. Jika penerima dan rute tersedia, masukkan detail yang diperlukan di Coinepay Global Remittance. Tinjau nilai tukar dan biaya yang ditampilkan di aplikasi sebelum mengonfirmasi. Simpan catatan transfer dan gunakan pelacakan statusnya untuk menindaklanjuti.
Rekonsiliasi dengan vendor. Transfer yang dikirim dan faktur yang ditandai lunas adalah catatan yang berbeda. Simpan konfirmasi transfer, lalu periksa bahwa vendor telah menerapkannya pada faktur yang benar.

Transfer lintas negara tunduk pada verifikasi identitas, penyaringan sanksi, dan peraturan lokal. Coinepay dapat meminta dokumen mengenai tujuan pembayaran atau sumber dana. Coinepay tidak melayani orang yang terkena sanksi atau penduduk yurisdiksi yang berada di bawah sanksi menyeluruh. Jangan mengirim pembayaran melalui orang lain untuk menghindari peninjauan atau pembatasan.

Jaga perpanjangan, akuntansi, dan catatan pajak tetap terkendali

Buat daftar langganan sederhana dengan nama perangkat lunak, administrator akun, pemilik anggaran, jumlah kursi, metode pembayaran, tanggal perpanjangan, dan langkah pembatalan. Tinjau daftar tersebut saat karyawan bergabung atau keluar dan sebelum peningkatan paket. Beberapa vendor menagih metode yang disimpan secara otomatis; vendor lain mengirim faktur untuk pembayaran. Konfirmasikan pengaturan mana yang dimiliki perusahaan Anda, alih-alih menganggap faktur yang dikirim melalui email sebagai bukti bahwa tagihan otomatis tidak akan terjadi.

Simpan kontrak atau pesanan yang disetujui, faktur atau tanda terima, bukti pembayaran, dan catatan penggunaan bisnis di bawah kebijakan penyimpanan perusahaan Anda. Cocokkan setiap tagihan atau transfer dengan langganan dan entri akuntansi yang relevan. Pisahkan penggunaan pribadi dari penggunaan bisnis, dan tanyakan kepada akuntan Anda cara mengklasifikasikan pengeluaran serta kewajiban pajak atau pelaporan yang berlaku.

Perlakuan pajak bergantung pada lokasi dan produk. Misalnya, bisnis UE yang membeli layanan dari bisnis di negara UE lain umumnya perlu mempertimbangkan prosedur pembalikan beban PPN (reverse-charge). Di Amerika Serikat, perlakuan pajak penjualan dan penggunaan dapat berbeda menurut negara bagian dan menurut cara perangkat lunak diklasifikasikan. Tagihan vendor yang tidak menampilkan pajak, dengan sendirinya, tidak membuktikan bahwa tidak ada pajak yang terutang. Tinjau faktur pemasok dan cari nasihat pajak lokal bila diperlukan.

Mengatasi pembayaran yang gagal atau hilang

Checkout kartu ditolak: Periksa kembali detail kartu dan informasi penagihan asli, lalu cari permintaan verifikasi apa pun. Konfirmasikan persyaratan kartu vendor saat ini dan status kartu Anda di Coinepay. Jika vendor membatasi jenis kartu atau lokasi penerbitan, tanyakan kepada dukungan Coinepay apakah kartu Anda memenuhi persyaratan yang dinyatakan sebelum mencoba lagi.
Metode pembayaran yang Anda harapkan tidak ada: Periksa negara, produk, dan aturan akun penagihan vendor. Misalnya, debit langsung bank Google Workspace bukanlah opsi checkout universal, sementara penagihan transfer kawat Microsoft memerlukan kelayakan dan persetujuan.
Faktur masih menunjukkan belum lunas: Periksa status transfer, detail penerima, dan apakah Anda menyertakan referensi faktur. Minta vendor untuk melacak pembayaran sebelum mengirim lagi.
Perpanjangan atau faktur yang diubah terlihat asing: Bandingkan dengan pesanan yang disetujui dan daftar langganan. Konfirmasikan instruksi pembayaran baru apa pun dengan vendor melalui saluran yang telah diverifikasi secara independen sebelum membayar.

Jika masalahnya ada pada kartu atau catatan transfer Coinepay, hubungi dukungan Coinepay. Untuk perubahan paket, alokasi faktur, pengembalian dana, atau pembatalan, hubungi vendor perangkat lunak menggunakan saluran dukungan resminya.

Dapatkan kartu virtual Coinepay Anda: Daftar · App Store · Google Play · Dukungan pelanggan

FAQ

Bisakah perusahaan menggunakan kartu virtual Coinepay untuk pembayaran perangkat lunak berulang?

Anda dapat memasukkan kartu virtual Coinepay di checkout online yang menawarkan pembayaran kartu. Periksa persyaratan kartu vendor, ketentuan perpanjangan, dan status langganan di akunnya.

Bisakah saya membayar faktur perangkat lunak dengan kartu alih-alih transfer?

Belum tentu. Ikuti metode pembayaran pada faktur Anda yang disetujui; penagihan faktur dapat memiliki ketentuan yang berbeda dari checkout kartu swalayan.

Referensi apa yang harus saya sertakan saat mentransfer pembayaran untuk faktur?

Sertakan nomor faktur atau referensi pengiriman uang yang ditentukan oleh vendor, lalu konfirmasikan bahwa vendor menerapkan pembayaran pada faktur yang benar.

Catatan apa yang harus disimpan perusahaan saya untuk langganan perangkat lunak?

Simpan pesanan atau kontrak yang disetujui, faktur atau tanda terima, catatan pembayaran, detail perpanjangan dan pembatalan, serta bukti penggunaan bisnis.

Cara Membayar Langganan Perangkat Lunak sebagai Perusahaan