Coinepay | Come pagare freelance e collaboratori all’estero

Pagare un freelance all’estero non significa soltanto inviare denaro. Servono i dati corretti del destinatario, un metodo di pagamento che il collaboratore possa utilizzare e documenti coerenti con il lavoro svolto. Un pagamento può subire ritardi o essere restituito a causa di una discrepanza nel nome, di un numero di conto errato, della mancata indicazione della causale o di un requisito locale. Ecco come preparare e inviare un pagamento a un collaboratore utilizzando Coinepay Global Remittance.

Scegli il metodo di pagamento adatto all’accordo

Per pagare direttamente un freelance o un collaboratore, inizia da Coinepay Global Remittance. Privati e aziende possono utilizzarlo per i trasferimenti transfrontalieri, previa verifica dell’identità e nel rispetto dei controlli relativi alle sanzioni e delle normative locali. Le modalità di ricezione disponibili includono l’accredito su conto bancario, il portafoglio mobile e il ritiro in contanti. Le opzioni selezionabili per una determinata destinazione vengono mostrate durante la configurazione del trasferimento.

Una carta virtuale Coinepay ha uno scopo diverso: pagare su un sito online che accetta carte. Se ingaggi un collaboratore tramite una piattaforma per freelance che riscuote il pagamento al checkout, segui le istruzioni di pagamento della piattaforma e verifica se offre un’opzione di pagamento con carta adatta. Quando disponi un trasferimento diretto, non usare i dati della carta al posto delle coordinate bancarie o dei dati del portafoglio del collaboratore. L’accettazione da parte degli esercenti e le regole delle piattaforme possono variare.

Prima di scegliere una delle due modalità, concorda con il collaboratore chi riceverà il pagamento, come lo riceverà e a quale fattura o fase di lavoro si riferisce. Se il lavoro è gestito tramite una piattaforma, verifica anche se questa richiede che il pagamento avvenga al suo interno.

Prepara il pagamento e la documentazione di supporto

Raccogli le informazioni prima di aprire il modulo per il trasferimento. In questo modo ridurrai la possibilità di doverti fermare a metà per chiedere al collaboratore un dato mancante.

Chi stai pagando: Chiedi il nome legale completo del destinatario, non un soprannome o un nome utente. Se il beneficiario è un’azienda, usa la ragione sociale e i dati richiesti per il conto su cui riceverà il pagamento.
Come desidera ricevere i fondi: Verifica se può ricevere un accredito bancario, un pagamento su portafoglio mobile o un pagamento con ritiro in contanti. Per un accredito bancario, chiedi al destinatario le coordinate del conto richieste nel suo Paese e dalla sua banca. Per un portafoglio mobile, verifica il fornitore del portafoglio e i dati del destinatario registrati presso di esso. Non dare per scontato che un indirizzo email o un numero di telefono siano sufficienti da soli.
Per cosa stai pagando: Conserva la fattura, il contratto o la descrizione delle attività previste e individua il lavoro consegnato o la fase di lavoro oggetto del pagamento. Concorda l’importo con il collaboratore e assicurati che la fattura indichi correttamente chi paga e chi riceve il pagamento.
Approvazione interna: Se paghi per conto di un’azienda, ottieni le eventuali approvazioni all’acquisto richieste dalla tua azienda e registra il riferimento del progetto o della fattura. Stabilisci chi è autorizzato a inviare il trasferimento.

Usa dati di identità e di pagamento autentici. I requisiti relativi alla documentazione del lavoro svolto dai collaboratori, alle ritenute fiscali o alla dichiarazione dei pagamenti variano in base al luogo e al rapporto di lavoro. Rivolgiti a un consulente fiscale o legale locale qualificato se non sei sicuro che un lavoratore debba essere considerato un collaboratore indipendente o di quali informazioni la tua azienda debba dichiarare. Coinepay potrebbe richiedere documenti relativi alla finalità di un trasferimento o alla provenienza dei fondi.

Come pagare un collaboratore con Coinepay Global Remittance

Accedi e completa le eventuali verifiche richieste. Apri l’app Coinepay o la dashboard self-service. Segui le istruzioni per la verifica dell’identità mostrate per il tuo account. Se paghi per conto di un’azienda, usa l’account aziendale appropriato e un utente autorizzato.
Avvia un trasferimento transfrontaliero. Scegli la destinazione e inserisci i dati di pagamento richiesti nell’app. Prima di procedere, verifica che la destinazione e il destinatario siano idonei; i trasferimenti sono soggetti a controlli relativi alle sanzioni e alle normative locali.
Seleziona una modalità di ricezione. Scegli un’opzione disponibile tra accredito bancario, portafoglio mobile e ritiro in contanti che il collaboratore abbia confermato di poter utilizzare. Non scegliere una modalità solo perché ti sembra comoda: il destinatario deve poter fornire i dati corretti e soddisfare gli eventuali requisiti per il ritiro.
Inserisci con attenzione i dati del destinatario. Copia il nome legale e i dati per la ricezione del pagamento del collaboratore da una fonte aggiornata e affidabile. Se hai già pagato il collaboratore in passato, verifica che i dati salvati siano ancora validi, soprattutto se ha cambiato banca o numero di telefono.
Verifica la causale e controlla il trasferimento. Descrivi il pagamento in modo accurato, facendo riferimento alla fattura o al contratto dove l’app lo consente. Prima di confermare, controlla destinatario, destinazione, modalità di ricezione, importo, tasso di cambio visualizzato e commissioni. Se qualcosa non corrisponde a quanto concordato con il collaboratore, fermati e risolvi la discrepanza.
Conferma e conserva la documentazione. Invia il trasferimento solo dopo aver verificato che i dati siano corretti. Conserva insieme la fattura, l’approvazione e il riferimento del trasferimento. Usa il monitoraggio dello stato di Coinepay per seguire il trasferimento e comunica al collaboratore a quale fattura o fase di lavoro si riferisce il pagamento, senza condividere credenziali sensibili dell’account.

Se non usi ancora Coinepay, puoi registrarti prima di preparare il tuo primo pagamento. L’app mobile Coinepay è disponibile per iOS e Android.

Se il freelance emette fattura tramite una piattaforma online

Alcuni collaboratori lavorano tramite un marketplace o un servizio di fatturazione che riscuote i pagamenti attraverso il proprio checkout. In questo caso, leggi prima le istruzioni di fatturazione della piattaforma. Se il pagamento con carta è disponibile e adatto al tuo accordo, puoi inserire il numero, la data di scadenza e il CVV di una carta virtuale Coinepay nei campi del checkout. Per utilizzare i servizi di carta sono richieste la registrazione e la verifica dell’identità.

Inserisci i tuoi dati di fatturazione reali e controlla la fattura della piattaforma, l’identità del collaboratore e le condizioni di pagamento prima di inviare il pagamento. Non spostare un incarico gestito tramite piattaforma su un trasferimento diretto se ciò ne violerebbe le regole o indebolirebbe una procedura di contestazione o di conservazione dei documenti su cui fai affidamento. Se il pagamento con carta viene rifiutato al checkout, non dare per scontato che il collaboratore sia stato pagato: verifica lo stato del pagamento sulla piattaforma prima di provare un altro metodo.

I controlli di conformità fanno parte del pagamento

I pagamenti transfrontalieri ai collaboratori possono essere sottoposti a verifica per rispettare i requisiti relativi all’identità, alle sanzioni e alle normative locali. Coinepay verifica clienti e controparti confrontandoli con gli elenchi delle sanzioni e non fornisce servizi a persone soggette a sanzioni né a residenti in giurisdizioni sottoposte a sanzioni globali. La presenza di un’opzione di ricezione nell’elenco non annulla queste restrizioni.

Fornisci informazioni accurate se ti vengono chiesti dettagli sul collaboratore, sul lavoro o sulla provenienza e la finalità dei fondi. Una fattura e un accordo che descrivono i servizi effettivamente prestati possono aiutarti a rispondere a queste domande. Non far transitare un pagamento tramite un’altra persona e non modificarne la descrizione per nascondere chi lo riceve. Se scopri che una fattura o un dato del destinatario è errato, correggilo seguendo la procedura appropriata invece di inviare un trasferimento che sai contenere informazioni inesatte.

Risoluzione dei problemi relativi al pagamento di un collaboratore

I dati del destinatario non superano la convalida

Confronta il nome e i dati per la ricezione del pagamento con quelli registrati presso la banca o il fornitore del portafoglio del collaboratore. Verifica che non ci siano cifre invertite, un conto o un numero di telefono non più aggiornato oppure una discrepanza tra il nome di una persona fisica e un conto aziendale. Chiedi al collaboratore di confermare i dati tramite un canale affidabile prima di modificare il trasferimento.

La modalità di ricezione desiderata dal collaboratore non è disponibile

Controlla le opzioni mostrate nell’app per la destinazione. Chiedi al collaboratore se può ricevere il pagamento tramite un’altra modalità disponibile a suo nome. Se non può, contatta l’assistenza Coinepay prima di inviare il pagamento; non usare il conto di un’altra persona al suo posto.

Il trasferimento richiede ulteriori informazioni o non è arrivato al destinatario

Apri lo stato del trasferimento nell’app e rispondi a eventuali richieste di informazioni fornendo documenti accurati. Verifica che il collaboratore stia controllando il conto o il portafoglio corretto. Se lo stato rimane poco chiaro, fornisci all’assistenza Coinepay il riferimento del trasferimento e chiedi quali azioni siano necessarie. Evita di inviare un pagamento duplicato finché il primo non è stato risolto.

Una piattaforma online segnala che il pagamento con carta è stato rifiutato

Controlla lo stato del pagamento sulla piattaforma e i dati di fatturazione che hai inserito, poi segui le eventuali istruzioni mostrate al checkout. Se la piattaforma indica un requisito relativo al tipo di carta o al Paese di emissione, contatta l’assistenza Coinepay per verificare se la tua carta lo soddisfa prima di effettuare l’acquisto. Se tu e il collaboratore concordate di utilizzare invece un trasferimento diretto, assicuratevi prima che la modifica sia conforme ai termini della piattaforma.

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FAQ

Posso pagare direttamente un freelance all’estero con Coinepay?

Puoi disporre un pagamento transfrontaliero tramite Coinepay Global Remittance, previa verifica dell’identità e nel rispetto dei controlli relativi alle sanzioni e delle normative locali. Prima di inviarlo, verifica nell’app i dati del destinatario e la modalità di ricezione disponibile.

Quali dati devo chiedere a un collaboratore?

Chiedi il suo nome legale completo, i dati necessari per ricevere il pagamento tramite la banca, il portafoglio o la modalità di ritiro in contanti scelta e una fattura che identifichi il lavoro e il beneficiario.

Devo usare una carta virtuale o un trasferimento di denaro?

Usa un trasferimento di denaro per pagare direttamente un collaboratore. Se una piattaforma online per freelance riscuote il pagamento tramite un checkout con carta, segui le sue regole di fatturazione e verifica le opzioni di pagamento disponibili.

Cosa devo fare se il collaboratore dice di non aver ricevuto il pagamento?

Controlla lo stato del trasferimento su Coinepay e verifica i dati del destinatario con il collaboratore. Se lo stato non è chiaro, contatta l’assistenza fornendo il riferimento del trasferimento prima di effettuare un altro pagamento.

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