Coinepay | Cách trả lương cho nhân viên ở nước ngoài với Coinepay: Hướng dẫn thực tế

Trả tiền cho một người sống và làm việc ở quốc gia khác nghe có vẻ đơn giản như chỉ cần nhấn "gửi," nhưng có hai vấn đề rất khác nhau ẩn chứa trong một nhiệm vụ đó. Vấn đề thứ nhất là tuân thủ quy định tính lương "tính toán đúng lương gộp, các khoản khấu trừ và đóng góp theo quy định của quốc gia nơi người đó thực sự làm việc. Vấn đề thứ hai là chuyển lương ròng qua biên giới để tiền đến đúng tài khoản, đúng loại tiền tệ và đúng thời hạn. Một dịch vụ thanh toán như Coinepay Global Remittance giải quyết vấn đề thứ hai. Bản thân nó không biến bạn thành một người sử dụng lao động đã đăng ký hoặc tính toán các khoản khấu trừ lương. Hướng dẫn này đi qua cả hai phần để kỳ trả lương của bạn chính xác trước khi bạn ra lệnh chuyển tiền.

Hiểu rõ tình huống của bạn trước tiên

Trước khi chọn cách trả lương, hãy làm rõ cách mỗi người được tuyển dụng. Những yếu tố then chốt là nơi họ thực hiện công việc về mặt vật lý, tình trạng việc làm của họ, và liệu thỏa thuận là lâu dài hay tạm thời. Những yếu tố đó quyết định quy định về tính lương và an sinh xã hội của quốc gia nào được áp dụng.

Đừng phân loại lại một nhân viên thành nhà thầu chỉ bằng cách thay đổi hợp đồng hoặc phương thức thanh toán. Các cơ quan thuế như IRS xem xét quyền kiểm soát hành vi, quyền kiểm soát tài chính và tổng thể mối quan hệ, và làm sai điều này có thể tạo ra trách nhiệm thuế việc làm.
Tuyển dụng trực tiếp ở quốc gia khác thường có nghĩa là đăng ký làm người sử dụng lao động ở đó, đăng ký an sinh xã hội cho nhân viên, cũng như khấu trừ và nộp các khoản đóng góp áp dụng.
Một người sử dụng lao động chính thức (EOR) là một lựa chọn thay thế khi có sẵn: nhà cung cấp trở thành người sử dụng lao động hợp pháp tại địa phương và xử lý công việc hành chính. Hãy xác nhận rằng nó bao gồm quốc gia cụ thể của người lao động.

Thay đổi cách tiền di chuyển không bao giờ thay đổi những nghĩa vụ này. Hãy quyết định cấu trúc pháp lý trước, sau đó sử dụng Coinepay làm kênh thanh toán phù hợp với nó.

Thiết lập tính lương tuân thủ trước khi gửi tiền

Đối với mỗi quốc gia làm việc, hãy kiểm tra hợp đồng lao động, quyền làm việc, mức lương tối thiểu, phúc lợi, khấu trừ thuế, đóng góp an sinh xã hội, báo cáo, phiếu lương và ngày trả lương theo quy định của quốc gia đó. Không có một bộ mức hoặc thời hạn chung nào áp dụng cho tất cả. Một vài ví dụ cụ thể còn hiệu lực khi hướng dẫn này được viết (tháng 10 năm 2026), mà bạn luôn nên kiểm tra lại với các nguồn chính thức:

Vương quốc Anh: từ ngày 1 tháng 4 năm 2026, Mức lương Đủ sống Quốc gia cho người lao động từ 21 tuổi trở lên là £12,71 mỗi giờ, với các mức khác nhau cho người lao động trẻ hơn và người học việc. Người sử dụng lao động tại Anh phải cung cấp phiếu lương vào hoặc trước ngày trả lương và nộp Bản khai Thanh toán Đầy đủ (FPS) vào hoặc trước khi trả lương cho nhân viên. Hướng dẫn "Globally mobile employees and PAYE" của HMRC đã được cập nhật vào ngày 6 tháng 4 năm 2026 " hãy xem lại trước khi thay đổi một kỳ trả lương ở Anh, và tiếp tục khấu trừ Thuế Thu nhập PAYE trừ khi các thỏa thuận áp dụng thay đổi.
Phái cử trong EU: một người lao động được phái cử tạm thời sang quốc gia EU khác có thể giữ bảo hiểm an sinh xã hội của quốc gia gửi đi tới 24 tháng nếu đáp ứng các điều kiện. Hãy yêu cầu giấy chứng nhận A1 thay vì cho rằng ngoại lệ được áp dụng, và nhớ rằng thông thường cần có khai báo phái cử của quốc gia tiếp nhận.
Hoa Kỳ: công dân hoặc cư dân Hoa Kỳ làm việc ở nước ngoài cho một người sử dụng lao động Mỹ thường phải chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare; một thỏa thuận tổng hợp có thể ngăn đóng góp hai lần. Công dân đủ điều kiện (không phải người nước ngoài cư trú) có thể dùng Mẫu 673 cho các khiếu nại khấu trừ dựa trên miễn trừ.
Canada: trả lương cho một nhân viên không cư trú cho công việc thực hiện tại Canada có thể tạo ra nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập Canada ngay cả đối với một người sử dụng lao động không phải Canada; miễn trừ theo hiệp ước hoặc dành cho người sử dụng lao động không cư trú được chứng nhận có các điều kiện và không tự động.

Thêm một điểm về cấu trúc: bản cập nhật Công ước Thuế Mẫu OECD tháng 11 năm 2025 đã bổ sung hướng dẫn về thời điểm một người làm việc tại nhà ở quốc gia khác có thể tạo ra một cơ sở thường trú cho công ty. Điều đó phụ thuộc vào thực tế và hiệp ước liên quan " không phải vào nơi lương được gửi đến. Nếu không chắc chắn, hãy nhận tư vấn thuế tại địa phương trước khi tuyển dụng.

Chạy chu kỳ trả lương, sau đó cấp vốn bằng Coinepay

Chỉ sau khi hoàn thành công việc tuân thủ thì tiền mới di chuyển. Hãy tính lương gộp, các khoản khấu trừ bắt buộc và đóng góp của người sử dụng lao động, sau đó là lương ròng theo các quy định áp dụng. Việc chuyển tiền là bước cuối cùng, không phải bản thân việc tính lương.

Đăng ký và hoàn thành KYC. Tạo tài khoản Coinepay của bạn tại trang đăng ký và hoàn tất xác minh danh tính. Doanh nghiệp xác minh công ty và các đại diện của nó. Dịch vụ phát hành thẻ và dịch vụ tiền được cung cấp bởi các tổ chức đối tác được cấp phép, vì vậy cần xác minh trước khi bạn có thể gửi.
Thu thập thông tin chi tiết của mỗi người nhận. Sử dụng tên của nhân viên đúng như ngân hàng của họ lưu giữ, cùng với các mã định danh tài khoản mà điểm đến và loại tiền tệ yêu cầu. Một IBAN xác định tài khoản trong các hệ thống tham gia; một BIC xác định ngân hàng. Đối với chi trả qua ví di động, thay vào đó bạn sẽ cần thông tin ví đã đăng ký.
Chọn phương thức chi trả. Coinepay Global Remittance hỗ trợ gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, ví di động (ví dụ UPI, GCash, Maya, M-Pesa, bKash, JazzCash và GoPay) và nhận tiền mặt. Hãy chọn phương thức mà nhân viên của bạn thực sự có thể nhận được ở quốc gia của họ.
Nhập mức lương và xem lại trước khi xác nhận. Ứng dụng hiển thị tỷ giá hối đoái, mọi khoản phí và thời gian đến dự kiến cho hành lang và phương thức đó trước khi bạn xác nhận. Hãy kiểm tra cẩn thận số tiền người nhận và sự khớp giữa tên"tài khoản " ở khu vực đồng euro, quy định xác minh người nhận của nhà cung cấp hiện đánh dấu các trường hợp không khớp tên"IBAN, và bạn nên giải quyết mọi sự không khớp trước khi phát hành lương.
Xác nhận và theo dõi. Mỗi giao dịch chuyển tiền đều có theo dõi trạng thái trong bảng điều khiển 24/7 và ứng dụng Coinepay (iOS và Android). Hãy giữ xác nhận cùng với hồ sơ tính lương của bạn.
Đối chiếu. Khớp mỗi giao dịch chuyển hoàn tất với hồ sơ tính lương và điều tra bất kỳ khoản chưa trả hoặc bị trả lại nào.

Nếu bạn trả lương cho nhiều người, hãy lặp lại việc xem xét cho mỗi người nhận để đúng số tiền ròng đến đúng tài khoản. Khi một khoản chuyển tiền phù hợp với cấu trúc của bạn hơn là thẻ, hãy dùng nó cho lương; thẻ ảo Coinepay phù hợp hơn cho việc thanh toán phần mềm, quảng cáo và mua sắm trực tuyến hơn là cho việc chạy lương.

Tuân thủ và lập hồ sơ

Chuyển lương xuyên biên giới phải chịu xác minh danh tính, sàng lọc trừng phạt và các quy định địa phương. Coinepay sàng lọc khách hàng và các bên đối tác dựa trên danh sách trừng phạt và có thể yêu cầu tài liệu hỗ trợ, chẳng hạn như mục đích của khoản thanh toán hoặc nguồn gốc của tiền " việc có sẵn hợp đồng lao động và hồ sơ tính lương giúp việc này diễn ra suôn sẻ. Coinepay gửi đến mọi quốc gia và khu vực ngoại trừ những nơi chịu trừng phạt toàn diện (như Cuba, Iran, Triều Tiên, Syria và các vùng bị chiếm đóng của Ukraine), và không phục vụ những người bị trừng phạt. Riêng biệt, bạn vẫn chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ của chính mình: ví dụ, người Hoa Kỳ thường bị cấm giao dịch trái phép với các bên nằm trong danh sách Công dân Được chỉ định Đặc biệt của OFAC. Đừng bao giờ chia nhỏ một khoản thanh toán, định tuyến nó qua bên thứ ba, hoặc thực hiện bất kỳ bước nào khác để né tránh các kiểm tra hoặc báo cáo.

Khắc phục sự cố

Thanh toán đang chờ lâu hơn dự kiến: các ước tính không phải là ngày đến được đảm bảo. Thời gian cấp vốn, kiểm tra an ninh, việc xử lý của ngân hàng người nhận, ngày lễ hoặc thông tin không chính xác đều có thể làm trì hoãn một giao dịch chuyển tiền. Hãy kiểm tra trạng thái trong ứng dụng trước.
Lương bị trả lại hoặc bị trả về: thường do tên, số tài khoản hoặc IBAN không khớp. Hãy xác nhận lại thông tin đúng như ngân hàng lưu giữ và gửi lại.
Yêu cầu xác minh giữa quá trình chuyển tiền: hãy phản hồi nhanh chóng với các tài liệu được yêu cầu (mục đích hoặc nguồn gốc của tiền). Đây là sàng lọc thông thường, không phải sự từ chối.
Phương thức chi trả không khả dụng ở một quốc gia: hãy xác nhận phương thức mà nhân viên của bạn có thể nhận và kiểm tra lại hỗ trợ hành lang trong ứng dụng trước khi hứa một ngày trả lương.
Không chắc thỏa thuận của bạn có tuân thủ hay không: đó là câu hỏi về tính lương và thuế, không phải về thanh toán. Hãy trao đổi với một cố vấn tính lương địa phương hoặc EOR cho quốc gia của người lao động trước khi bạn trả lương.

Đối với các câu hỏi về tài khoản, hành lang hoặc tài liệu, hãy liên hệ bộ phận hỗ trợ Coinepay hoặc kênh Telegram. Hãy làm đúng việc tuân thủ, chuẩn bị thông tin người nhận chính xác, và bản thân việc chuyển tiền sẽ trở thành phần dễ nhất trong việc trả lương cho nhóm của bạn ở nước ngoài.

Nhận thẻ ảo Coinepay của bạn: Đăng ký · App Store · Google Play · Hỗ trợ khách hàng

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể dùng thẻ ảo Coinepay để trả lương cho nhân viên ở nước ngoài không?

Thẻ ảo được thiết kế cho các khoản thanh toán trực tuyến như phần mềm, quảng cáo và mua sắm. Đối với lương, Coinepay Global Remittance phù hợp hơn vì nó gửi tiền đến tài khoản ngân hàng, ví di động hoặc nhận tiền mặt ở quốc gia của nhân viên.

Việc dùng Coinepay có khiến tôi trở thành người sử dụng lao động tuân thủ ở quốc gia của người lao động không?

Không. Một dịch vụ thanh toán chuyển tiền nhưng không đăng ký bạn làm người sử dụng lao động, không tính các khoản khấu trừ lương, hoặc xử lý đăng ký an sinh xã hội. Bạn phải thiết lập tính lương tuân thủ riêng, trực tiếp hoặc thông qua một người sử dụng lao động chính thức, trước khi gửi lương.

Tôi cần những thông tin gì để trả lương cho nhân viên ở nước ngoài?

Tên của người nhận đúng như ngân hàng của họ lưu giữ, cùng với các mã định danh tài khoản cho điểm đến và loại tiền tệ (như IBAN và BIC), hoặc thông tin ví di động đã đăng ký. Cũng cần hoàn thành KYC trên tài khoản Coinepay của bạn.

Coinepay có yêu cầu tài liệu khi tôi gửi lương không?

Có thể. Các giao dịch chuyển tiền phải chịu xác minh danh tính và sàng lọc trừng phạt, và Coinepay có thể yêu cầu tài liệu như mục đích của khoản thanh toán hoặc nguồn gốc của tiền. Giữ sẵn hợp đồng và hồ sơ tính lương giúp việc này diễn ra nhanh chóng.

Tôi có thể gửi lương đến những quốc gia nào với Coinepay?

Coinepay gửi đến mọi quốc gia và khu vực ngoại trừ những nơi chịu trừng phạt toàn diện, như Cuba, Iran, Triều Tiên, Syria và các vùng bị chiếm đóng của Ukraine. Hãy xác nhận phương thức chi trả mà nhân viên của bạn có thể nhận trong ứng dụng trước khi bạn trả lương.

Cách trả lương cho nhân viên ở nước ngoài với Coinepay: Hướng dẫn thực tế