Coinepay | Mitarbeitende im Ausland mit Coinepay bezahlen: Ein praktischer Leitfaden

Jemanden zu bezahlen, der in einem anderen Land lebt und arbeitet, klingt, als müsste man nur auf "Senden" drücken. Tatsächlich stecken dahinter zwei ganz unterschiedliche Aufgaben. Die erste ist die rechtskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung: Bruttolohn, Abzüge und Beiträge müssen nach den Vorschriften des Landes berechnet werden, in dem die Person tatsächlich arbeitet. Die zweite ist die grenzüberschreitende Überweisung des Nettogehalts, damit es rechtzeitig, in der richtigen Währung und auf dem richtigen Konto ankommt. Ein Zahlungsdienst wie Coinepay Global Remittance löst die zweite Aufgabe. Er macht Sie für sich genommen weder zu einem registrierten Arbeitgeber noch berechnet er Abzüge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dieser Leitfaden führt Sie durch beide Teile, damit Ihre Abrechnung stimmt, bevor Sie eine Überweisung beauftragen.

Klären Sie zunächst Ihre Situation

Bevor Sie entscheiden, wie Sie bezahlen, sollten Sie klären, in welchem Beschäftigungsverhältnis jede Person steht. Entscheidend sind der Ort, an dem sie die Arbeit physisch ausübt, ihr Beschäftigungsstatus und die Frage, ob die Tätigkeit dauerhaft oder vorübergehend ist. Diese Umstände bestimmen, welche Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung gelten.

Stufen Sie Beschäftigte nicht allein deshalb als selbstständige Auftragnehmer ein, weil Sie den Vertrag oder die Zahlungsmethode ändern. Steuerbehörden wie die US-amerikanische IRS prüfen die Kontrolle über die Arbeitsausführung, die finanzielle Kontrolle und das Gesamtverhältnis. Eine falsche Einstufung kann zu einer Haftung für beschäftigungsbezogene Steuern führen.
Eine direkte Anstellung in einem anderen Land bedeutet in der Regel, dass Sie sich dort als Arbeitgeber registrieren, die beschäftigte Person bei der Sozialversicherung anmelden und die geltenden Beiträge einbehalten und abführen müssen.
Ein Employer of Record (EOR) ist dort, wo dieses Modell verfügbar ist, eine Alternative: Der Anbieter wird zum rechtlichen Arbeitgeber vor Ort und übernimmt die Verwaltung. Prüfen Sie, ob er das Land abdeckt, in dem die Person arbeitet.

Der Zahlungsweg ändert nichts an diesen Pflichten. Legen Sie zuerst die rechtliche Struktur fest und nutzen Sie Coinepay anschließend als passenden Zahlungsweg.

Richten Sie eine rechtskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung ein, bevor Sie Geld senden

Prüfen Sie für jedes Land, in dem gearbeitet wird, den Arbeitsvertrag, die Arbeitserlaubnis, Mindestvergütung, Leistungen, den Steuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge, Meldepflichten, Gehaltsabrechnungen und Zahlungstermine anhand der dortigen Vorschriften. Einheitliche Sätze oder Fristen für alle Länder gibt es nicht. Die folgenden konkreten Beispiele waren bei Erstellung dieses Leitfadens (Oktober 2026) aktuell. Gleichen Sie sie stets erneut mit den offiziellen Quellen ab:

Vereinigtes Königreich: Seit dem 1. April 2026 beträgt der National Living Wage für Beschäftigte ab 21 Jahren £12,71 pro Stunde; für jüngere Beschäftigte und Auszubildende gelten andere Sätze. Arbeitgeber im Vereinigten Königreich müssen spätestens am Zahltag eine Gehaltsabrechnung ausstellen und die Full Payment Submission (FPS) spätestens bei der Auszahlung an Beschäftigte einreichen. Die HMRC-Leitlinien "Globally mobile employees and PAYE" wurden am 6. April 2026 aktualisiert. Lesen Sie sie, bevor Sie eine britische Lohn- und Gehaltsabrechnung ändern, und behalten Sie die PAYE-Einkommensteuer weiterhin ein, sofern sich die geltenden Regelungen nicht ändern.
Entsendungen innerhalb der EU: Eine vorübergehend in ein anderes EU-Land entsandte Person kann unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 24 Monate lang im Sozialversicherungssystem des Entsendestaats versichert bleiben. Beantragen Sie eine A1-Bescheinigung, statt davon auszugehen, dass die Ausnahme gilt. Denken Sie auch daran, dass im Aufnahmeland in der Regel eine Entsendemeldung erforderlich ist.
Vereinigte Staaten: US-Staatsbürger oder Personen mit Wohnsitz in den USA, die im Ausland für einen amerikanischen Arbeitgeber arbeiten, unterliegen grundsätzlich den Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern; ein Sozialversicherungsabkommen kann doppelte Beiträge verhindern. Berechtigte US-Staatsbürger (nicht jedoch ansässige Ausländer) können das Formular 673 verwenden, um aufgrund eines Ausschlusses eine entsprechende Behandlung beim Steuerabzug zu beantragen.
Kanada: Die Bezahlung einer nicht in Kanada ansässigen beschäftigten Person für dort geleistete Arbeit kann Pflichten zum Abzug kanadischer Einkommensteuer auslösen – auch für einen nicht kanadischen Arbeitgeber. Eine Entlastung aufgrund eines Steuerabkommens oder einer Zertifizierung als nicht ansässiger Arbeitgeber ist an Bedingungen geknüpft und gilt nicht automatisch.

Ein weiterer struktureller Punkt: Mit der Aktualisierung des OECD-Musterabkommens im November 2025 wurden Leitlinien dazu ergänzt, wann eine Person, die von zu Hause aus in einem anderen Land arbeitet, für das Unternehmen eine Betriebsstätte begründen kann. Das hängt vom Einzelfall und vom einschlägigen Abkommen ab – nicht davon, wohin das Gehalt überwiesen wird. Holen Sie im Zweifel vor der Einstellung steuerlichen Rat vor Ort ein.

Führen Sie die Gehaltsabrechnung durch und zahlen Sie anschließend mit Coinepay

Erst wenn die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllt sind, wird das Geld überwiesen. Berechnen Sie nach den geltenden Vorschriften Bruttogehalt, erforderliche Abzüge und Arbeitgeberbeiträge und anschließend das Nettogehalt. Die Überweisung ist der letzte Schritt, nicht die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst.

Registrieren Sie sich und schließen Sie die KYC-Prüfung ab. Erstellen Sie Ihr Coinepay-Konto auf der Registrierungsseite und schließen Sie die Identitätsprüfung ab. Unternehmen verifizieren das Unternehmen und seine Vertreter. Die Kartenausgabe und Finanzdienstleistungen werden von lizenzierten Partnerinstituten erbracht. Daher ist die Verifizierung erforderlich, bevor Sie Geld senden können.
Erfassen Sie die Angaben zu jeder empfangenden Person. Verwenden Sie den Namen der beschäftigten Person genau so, wie er bei ihrer Bank hinterlegt ist, sowie die für Zielland und Währung erforderlichen Kontoangaben. Eine IBAN identifiziert das Konto in teilnehmenden Systemen; ein BIC identifiziert die Bank. Für Auszahlungen an eine mobile Wallet benötigen Sie stattdessen die registrierten Wallet-Daten.
Wählen Sie die Auszahlungsmethode. Coinepay Global Remittance unterstützt Einzahlungen auf Bankkonten, mobile Wallets (zum Beispiel UPI, GCash, Maya, M-Pesa, bKash, JazzCash und GoPay) sowie die Barauszahlung. Wählen Sie eine Methode, über die Ihre beschäftigte Person in ihrem Land tatsächlich Geld empfangen kann.
Geben Sie das Gehalt ein und prüfen Sie die Angaben vor der Bestätigung. Die App zeigt vor Ihrer Bestätigung den Wechselkurs, etwaige Gebühren und die voraussichtliche Ankunftszeit für den jeweiligen Überweisungskorridor und die gewählte Methode an. Prüfen Sie den Betrag, der bei der empfangenden Person ankommt, und sorgfältig, ob Name und Kontoangaben übereinstimmen. Im Euroraum weisen die Vorschriften zur Empfängerüberprüfung durch Zahlungsdienstleister inzwischen auf Abweichungen zwischen Name und IBAN hin. Klären Sie jede Abweichung, bevor Sie ein Gehalt freigeben.
Bestätigen und verfolgen Sie die Überweisung. Den Status jeder Überweisung können Sie im rund um die Uhr verfügbaren Dashboard und in der Coinepay-App (iOS und Android) verfolgen. Bewahren Sie die Bestätigung zusammen mit Ihren Gehaltsabrechnungsunterlagen auf.
Gleichen Sie die Zahlungen ab. Gleichen Sie jede abgeschlossene Überweisung mit den Gehaltsabrechnungsunterlagen ab und gehen Sie jeder ausstehenden oder zurückgesendeten Zahlung nach.

Wenn Sie mehrere Personen bezahlen, prüfen Sie die Angaben für jede empfangende Person erneut, damit der richtige Nettobetrag auf dem richtigen Konto ankommt. Wenn eine Auslandsüberweisung besser zu Ihrer Struktur passt als eine Karte, nutzen Sie sie für Gehälter. Die virtuelle Karte von Coinepay eignet sich eher für Software, Werbung und Online-Einkäufe als für die Lohn- und Gehaltszahlung.

Compliance und Dokumentation

Grenzüberschreitende Gehaltsüberweisungen unterliegen der Identitätsprüfung, der Sanktionsprüfung und den lokalen Vorschriften. Coinepay gleicht Kunden und Gegenparteien mit Sanktionslisten ab und kann Belege anfordern, etwa zum Zweck der Zahlung oder zur Herkunft der Mittel. Wenn Sie Arbeitsverträge und Gehaltsabrechnungsunterlagen bereithalten, erleichtert das den Ablauf. Coinepay sendet in alle Länder und Regionen außer in solche, die umfassenden Sanktionen unterliegen (etwa Kuba, Iran, Nordkorea, Syrien und die besetzten Gebiete der Ukraine), und erbringt keine Dienstleistungen für sanktionierte Personen. Unabhängig davon bleiben Sie für Ihre eigenen Pflichten verantwortlich: US-Personen sind beispielsweise Geschäfte ohne entsprechende Genehmigung mit Parteien auf der Liste der Specially Designated Nationals des OFAC grundsätzlich untersagt. Teilen Sie eine Zahlung niemals auf, leiten Sie sie nicht über Dritte und unternehmen Sie keine anderen Schritte, um Prüfungen oder Meldepflichten zu umgehen.

Probleme beheben

Zahlung länger als erwartet ausstehend: Die voraussichtlichen Ankunftszeiten sind nicht garantiert. Die Dauer der Bereitstellung der Mittel, Sicherheitsprüfungen, die Bearbeitung durch die Empfängerbank, Feiertage oder falsche Angaben können eine Überweisung verzögern. Prüfen Sie zuerst den Status in der App.
Gehalt zurückgesendet oder Zahlung fehlgeschlagen: Die Ursache ist meist eine Abweichung beim Namen, der Kontonummer oder der IBAN. Gleichen Sie die Angaben erneut genau mit den bei der Bank hinterlegten Daten ab und senden Sie die Zahlung noch einmal.
Verifizierungsanfrage während der Überweisung: Reichen Sie die angeforderten Unterlagen (zum Zahlungszweck oder zur Herkunft der Mittel) umgehend ein. Das ist eine routinemäßige Prüfung, keine Ablehnung.
Auszahlungsmethode in einem Land nicht verfügbar: Klären Sie, über welche Methode Ihre beschäftigte Person Geld empfangen kann, und prüfen Sie die Verfügbarkeit für den Überweisungskorridor erneut in der App, bevor Sie einen Zahltag zusagen.
Sie sind nicht sicher, ob Ihre Beschäftigungsregelung rechtskonform ist: Das ist eine Frage des Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Steuerrechts, nicht der Zahlung. Sprechen Sie vor der Zahlung mit einer lokalen Fachperson für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder einem EOR für das Land, in dem die Person arbeitet.

Bei Fragen zum Konto, zu Überweisungskorridoren oder zu Unterlagen wenden Sie sich an den Coinepay-Support oder den Telegram-Kanal. Erfüllen Sie die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen und bereiten Sie korrekte Empfängerdaten vor – dann wird die Überweisung selbst zum einfachsten Teil der Bezahlung Ihres Teams im Ausland.

Hol dir deine virtuelle Coinepay-Karte: Registrieren · App Store · Google Play · Kundensupport

FAQ

Kann ich mit einer virtuellen Karte von Coinepay Beschäftigte im Ausland bezahlen?

Die virtuelle Karte ist für Online-Zahlungen wie Software, Werbung und Einkäufe konzipiert. Für Gehälter eignet sich Coinepay Global Remittance besser, weil damit Geld auf ein Bankkonto, an eine mobile Wallet oder zur Barauszahlung im Land der beschäftigten Person gesendet werden kann.

Bin ich durch die Nutzung von Coinepay ein rechtskonformer Arbeitgeber im Land der beschäftigten Person?

Nein. Ein Zahlungsdienst überweist Geld, registriert Sie aber nicht als Arbeitgeber, berechnet keine Abzüge bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung und übernimmt nicht die Anmeldung bei der Sozialversicherung. Bevor Sie Gehalt überweisen, müssen Sie separat eine rechtskonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten – direkt oder über einen Employer of Record.

Welche Angaben benötige ich, um eine beschäftigte Person im Ausland zu bezahlen?

Sie benötigen den Namen der empfangenden Person genau so, wie er bei ihrer Bank hinterlegt ist, sowie die für Zielland und Währung erforderlichen Kontoangaben (etwa IBAN und BIC) oder die registrierten Daten ihrer mobilen Wallet. Außerdem muss die KYC-Prüfung für Ihr Coinepay-Konto abgeschlossen sein.

Fordert Coinepay Unterlagen an, wenn ich ein Gehalt überweise?

Das ist möglich. Überweisungen unterliegen der Identitäts- und Sanktionsprüfung. Coinepay kann Unterlagen anfordern, etwa zum Zweck der Zahlung oder zur Herkunft der Mittel. Wenn Sie Verträge und Gehaltsabrechnungsunterlagen bereithalten, geht das schneller.

In welche Länder kann ich mit Coinepay Gehälter senden?

Coinepay sendet in alle Länder und Regionen außer in solche, die umfassenden Sanktionen unterliegen, etwa Kuba, Iran, Nordkorea, Syrien und die besetzten Gebiete der Ukraine. Prüfen Sie vor der Zahlung in der App, welche Auszahlungsmethode Ihre beschäftigte Person nutzen kann.

Mitarbeitende im Ausland mit Coinepay bezahlen: Ein praktischer Leitfaden